智慧檔案室維護檔案安全

除卻檔案資源開發(fā)與管理，智慧檔案館在檔案存放安全方面也十分注重，檔案存放設備采用的智能密集架中裝置有溫濕度檢測模塊，當溫度或濕度超過設置的既定值，智能密集架將啟動報警。密集架中還可設置自動通風，使檔案材料始終處于適宜的溫濕度環(huán)境中。此外除了存放設備，整個檔案館通過配置溫度、濕度、空氣質量等傳感設備，采集檔案庫房的環(huán)境質量，通過配置恒溫、恒濕、消毒、凈化設備，來確保整個環(huán)境的舒適。配置視頻監(jiān)控、紅外檢測、門禁管理設備，為檔案文獻構建一道安全的保護屏障。

解讀智慧檔案室建設的意義

智慧檔案室的演變過程是從傳統(tǒng)檔案室、數字檔案館以及智能檔案館的基本條件上發(fā)展而來的，構建智慧檔案館在全新的城市形態(tài)中已經成為發(fā)展的必然要求。

智慧檔案室的本質在于信息化與實體信息的高度融合，利用物聯(lián)網、云計算、大數據分析等技術，對檔案資源進行感知、探索、整合及挖掘，、多層次、多角度的為用戶提供檔案信息服務。智慧檔案室建設對于檔案管理服務、行業(yè)理論建設、社會城市發(fā)展等都具有重要意義。

智慧檔案室建設難點與創(chuàng)新舉措

總結智慧檔案室建設中的難點，主要表現(xiàn)在能否可以通過智慧檔案室來實現(xiàn)在互聯(lián)網上的檔案公開利用，以及確定檔案公開范圍這兩個方面。對于前者來說，在目前各級中推進公開的進程中，按照要求要將庭審過程、結果、裁判依據和理念、案件審理以及其他審務工作內容公開，在范圍內推進。但是在愛利用智慧檔案室的外網平臺對上述信息公開時，也表現(xiàn)出互聯(lián)網上檔案信息安全以及如何確保利用這身份符合要求這兩個方面的問題，需要一定的技術支持和安全支撐。對于后者來說，在目前人民群眾對檔案的利用需求不斷增加的過程中，也容易出現(xiàn)檔案公開中內容范圍和人員范圍兩個難點，如果做好保護公民的個人隱私但是又滿足人民群眾對法律資源的公平利用需求，這也成為目前智慧檔案室建設和應用中的難點。

智慧檔案室檔案管理系統(tǒng)產生的背景

1978年,我國進入了改革開放的新時期,與國外的教育交流迅速發(fā)展,尤其是2001年中國正式加入WTO之后,標志著中國對外開放進入了一個全新的階段,國家改革開放政策極大地帶動了出國留學生的派遣工作。國外學校一般要求留學生辦理相應語種的成績證明、明、證明等相關檔案,這些檔案均由高校檔案館提供。外語類院校培養(yǎng)了大量的外語人才,他們對出國留學、訪學、交流有著很大的潛在需求,大連外國語大學檔案館2016、2017年度辦理出國證明均在一萬份以上。學校現(xiàn)有10個外語語種,33個本科,因為語種、眾多,課程又分為必修課、選修課,選修課包括任選課和必選課,因、年級、出國交換經歷、選修課等因素的區(qū)別每一位畢業(yè)生的都是不一樣的,之前在實際工作過程中,檔案館采用人工翻譯的方式,每一張成績證明的錄入、翻譯都需要花費較長的時間。

傳統(tǒng)的實體檔案,傳統(tǒng)的檔案管理及服務方式,老舊的檔案管理系統(tǒng)已經 無法滿足用戶對檔案館智慧服務的需求。為此2018年大連外國語大學檔案館購買了新版的智慧化檔案管理系統(tǒng),其中的翻譯子系統(tǒng)實現(xiàn)了成績證明、明、證明、獎學金證明等所有相關證明的系統(tǒng)自動翻譯,實現(xiàn)證明文件的自動生成,節(jié)省了工作人員手動操作所耗費的時間和精力,極大地提高了檔案館的工作效率,具有更加智能、更加規(guī)范、更加準確、更加等優(yōu)勢。