會議活動布置策劃公司誠信企業(yè)「盛典創(chuàng)藝」

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發(fā)布時間：2021-08-03 09:32

什么是會議活動布置策劃？

會議策劃不是簡單的PPT的堆砌，而必須是根據(jù)會議的目的借助一定的科學(xué)方法和藝術(shù)，為決策、計劃而構(gòu)思、會議策劃設(shè)計、制作策劃方案以達(dá)到會議效果，好的會議策劃，一定是對具體的執(zhí)行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有創(chuàng)意才行。如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結(jié)論。

會議活動布置策劃如何做好前期準(zhǔn)備？

1：初步策劃/預(yù)估預(yù)算

初步策劃：首先是你活動的目的是什么？造勢策劃執(zhí)行過多場500余人的活動，涉及接引、住宿、例會、晚宴、表演，等環(huán)節(jié)，此檔次年會預(yù)算總費(fèi)用在50W起步，大部分費(fèi)用是場地的住宿、例會餐飲；預(yù)算：你要達(dá)到什么樣的效果？這個和你預(yù)算有很大的關(guān)系，預(yù)算多，能折騰的樣式的也多，作為甲方你需要對接的就是本公司負(fù)責(zé)人，再聯(lián)系酒店和會議策劃公司做出闡述活動大概規(guī)模結(jié)合三方建議估出大概預(yù)算上報審批；

2：后勤人員組織和時間安排

做出具體工作職責(zé)表和時間進(jìn)度表，留有足夠的時間準(zhǔn)備，大型會議建議提前30天準(zhǔn)備，給活動視覺設(shè)計留有足夠的時間，并且通知會議策劃公司，把場地物料布置和表演部分外包出去；一定要有書面執(zhí)行方案，總負(fù)責(zé)人，責(zé)任到人，定期例會通報進(jìn)度。

3：酒店選址

參考多家市內(nèi)同檔次酒店，并逐一實(shí)地調(diào)研，建議參考交通的便利，離市中心區(qū)遠(yuǎn)的酒店；而且理想化的是能試吃試住，酒店定好后帶深圳會議策劃公司實(shí)地測量場地，并和公司行政部門確定與會人員名單，交于深圳會議策劃公司設(shè)計邀請函，并送出。

4：會議物料布置和與會用品采購

這兩個可以交給專業(yè)的會議策劃公司和公司采購，

5：會議執(zhí)行

提到兩天多開彩排會議，保證隨時有問題隨時有人解決，其實(shí)以我個人的經(jīng)驗來看，只要前期策劃方案做的夠詳細(xì)，中間執(zhí)行環(huán)節(jié)不拖延，基本上沒有太大問題。

會議活動布置策劃的必備環(huán)節(jié)

1.會議申請，確定會議召開和會議名稱主題

2.成立會議組織，確定會議主持人

3.確定會議具體議程

4.會議宣傳和氣氛渲染

5.會務(wù)禮儀、接待、保安、保密等工作培訓(xùn)

6.初步確定會議時間、地點(diǎn)

7.會議通知起草、發(fā)送；根據(jù)反饋信息確定終日程

8.確認(rèn)與會人員接站時間、住宿、車輛、特殊要求

9.費(fèi)用預(yù)算、借支票、報銷

10.會議發(fā)言稿、議事規(guī)則等文件起草；制作議程和話稿PPT

11.確定具體會場（設(shè)施：停車、大小、桌椅放置、溫度、燈光、音

12.響、麥克、電源、投影位置、背景音樂、桌臺花飾等；氣氛環(huán)境處理；住宿：娛樂、價格；

13.購買或借用會議用品。實(shí)物投影儀，激光筆（2），激光筆電池（2）膠片投影儀（檢查　兩個燈泡均正常）投影幕（大的，檢查并試用）膠片（1本），　膠片筆白板筆（紅綠各2支黑筆4支）、白板擦、吸鐵石（6）筆記本（帶光驅(qū)、軟驅(qū)）、3寸軟盤（若干）打印機(jī)、驅(qū)動程序、打印紙等。