現(xiàn)在文件信息對(duì)公司的作用越來(lái)越重要，過(guò)期的文件要進(jìn)行及時(shí)的銷毀，以免泄漏對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生嚴(yán)重的危害，因此行政人員要定期對(duì)需要銷毀的資料進(jìn)行銷毀，并制定銷毀工作規(guī)范，那么文件銷毀的范圍和規(guī)范有哪些呢？下面就來(lái)為大家進(jìn)行分析。一、定期核對(duì)（1）定期核對(duì)已記錄的信息資料。若發(fā)現(xiàn)丟失信息，則應(yīng)在發(fā)放清單和索引目錄中查詢信息發(fā)放對(duì)象和信息來(lái)源，并以適當(dāng)?shù)姆椒ɑ謴?fù)信息。（2）定期檢查已經(jīng)過(guò)期的條目，并加以標(biāo)注，定期銷毀過(guò)期作廢的文檔。二、銷毀范圍（1）已過(guò)保存期限、不用繼續(xù)保存的文件。（2）公司要銷毀的文件。（3）會(huì)議上回收的保密文件。（4）不需部門(mén)存檔的保密文件。（5）無(wú)保存價(jià)值的文件（已處理的傳真件、禮品申領(lǐng)表和發(fā)放清單）。三、銷毀文件類型及注意事項(xiàng)（1）銷毀文件分為紙面文件和電子文件兩類。（2）為了便于跟蹤和備查，對(duì)銷毀的文件要予以登記，保存銷毀文件清單。（3）電子類文件刪除后必須清空回收站。

（五）攜帶密件、密品外出時(shí)應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)的保密規(guī)章制度。涉密人員確因工作需要隨身攜帶密件、密品外出時(shí)，必須采取必要的保密措施，使密件、密品處于有效的安全保障之下。攜帶密件、密品外出期間，不得辦理無(wú)關(guān)事宜，不得進(jìn)入商店、娛樂(lè)等不利于保密管理的公共場(chǎng)所。參加外事活動(dòng)，不得攜帶密件、密品，確需攜帶的，須經(jīng)本單位的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并采取必要的保護(hù)措施。嚴(yán)禁擅自攜帶密件、密品出境，因工作需要攜帶的，應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定辦理批準(zhǔn)手續(xù)并采取周密的能保證安全的保護(hù)措施。

（十）在社會(huì)交往中應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)的保密規(guī)章制度。涉密人員不得在私人交往、私人通信中涉及國(guó)家秘密。不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)搰?guó)家秘密，不準(zhǔn)在無(wú)保密保障的電話中談?wù)搰?guó)家秘密，不準(zhǔn)引帶無(wú)關(guān)人員進(jìn)入保密要害部門(mén)、部位和軍事禁區(qū)。（十一）出境和在境外活動(dòng)期間應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)的保密規(guī)章制度。涉密人員未經(jīng)單位及主管部門(mén)同意，不得私自出境。經(jīng)批準(zhǔn)因公或因私出境的，要嚴(yán)格遵守保密法紀(jì)，不得向境外組織、機(jī)構(gòu)、人員泄露自己的工作性質(zhì)及工作內(nèi)容；不得在有境外人員在場(chǎng)時(shí)或者在境外的住地、車輛中談?wù)搰?guó)家秘密。

從投入成本的角度出發(fā)，數(shù)據(jù)的寫(xiě)作和消磁法只是一次性投入購(gòu)買設(shè)備的資金，對(duì)場(chǎng)所和工作人員要求不大的焚燒、高溫、物理破壞、化學(xué)廢棄不僅需要專業(yè)設(shè)備，還需要專業(yè)的廢棄場(chǎng)所，從技術(shù)安全的角度出發(fā)制定了嚴(yán)格的安全操作規(guī)程，廢棄工作人員受到了嚴(yán)格的訓(xùn)練在數(shù)據(jù)面臨泄漏威脅的情況下，知道在關(guān)鍵時(shí)刻采用怎樣的數(shù)據(jù)破壞方式是的方法，在成本和破壞效果之間取得平衡。建立科學(xué)的監(jiān)控規(guī)則，一旦啟動(dòng)了一些規(guī)則，就會(huì)自動(dòng)丟棄數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)和完善數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)的目標(biāo)。