在使用檔案盒打印機時，不要將汗、油、藥品（酒精）等沾到噴嘴上，以引起墨水成分、黏度的變化，從而造成墨水凝固阻塞噴頭，所以使用過程中一定要注意噴頭周邊是否有雜物。避免用手指和工具碰撞噴嘴面，以防止噴嘴面損傷或是被雜物、油質(zhì)等阻塞噴嘴。選好紙張也是檔案盒打印機出租過程中的很重要的一個環(huán)節(jié)。在挑選復(fù)印張之前，你可以先測試一下該紙張能否在自己的檔案盒打印機中，取得好的復(fù)印效果，要是效果不錯的話，可以多買一些。但對租賃檔案盒打印機者來說，因設(shè)備所有權(quán)歸屬租賃公司，承租方會提供耗材給租機者，從而減少故障的發(fā)生、提高工作效率。免除任何耗材選擇和設(shè)備質(zhì)保等方方面面的煩惱。

打印機是由約翰·沃特、戴夫·唐納德合作發(fā)明的。將計算機的運算結(jié)果或中間結(jié)果以人所能識別的數(shù)字、字母、符號和圖形等，依照規(guī)定的格式印在紙上的設(shè)備。打印機正向輕、薄、短、小、低功耗、高速度和智能化方向發(fā)展。其基本原理是帶電的噴墨霧點經(jīng)過電極偏轉(zhuǎn)后，直接在紙上形成所需字形。其優(yōu)點是組成字符和圖像的印點比針式點陣打印機小得多。

檔案盒打印機使用非接觸式微壓電噴墨打印技術(shù)，有效延長噴頭使用壽命。坐標(biāo)，保證了精準(zhǔn)的打印位置。支持word、excel、photoshop、Coreldraw等各類軟件輸出打印。以往的檔案盒登記都是手動登記，字跡不清楚不說，如此大的量登記起來，相信也不是容易事，更大的問題是這樣登記好的檔案盒不易保存。過10幾年，變得字跡模糊，查閱起來非常不方便。