會(huì)議活動(dòng)布置策劃需要準(zhǔn)備什么？

1.明確活動(dòng)主題，突出活動(dòng)特色；

2.制定活動(dòng)時(shí)間，安排活動(dòng)流程；

3.活動(dòng)場(chǎng)地調(diào)研，策劃活動(dòng)內(nèi)容；

4.邀請(qǐng)參會(huì)人員，保證活動(dòng)質(zhì)量；

5.明確活動(dòng)分工，保障活動(dòng)展開(kāi)；

6.列舉活動(dòng)清單，準(zhǔn)備活動(dòng)物品；

7.活動(dòng)場(chǎng)地布置，襯托活動(dòng)氛圍；

8.記錄活動(dòng)過(guò)程，包裝活動(dòng)主題；

9.活動(dòng)總結(jié)記錄，反饋活動(dòng)效果。

會(huì)議活動(dòng)布置策劃的籌劃細(xì)節(jié)

不管什么樣的會(huì)議或者展覽，主辦者當(dāng)然希望適宜的對(duì)象(客戶(hù))參加。作為主辦者，邀請(qǐng)的方式非常重要。通常情況下，邀請(qǐng)包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3個(gè)程序。

⒈信息發(fā)布--從媒體上分有印刷品(包括邀請(qǐng)信函、組織文件、會(huì)議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常的信息發(fā)布包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)(暫定或者候選)、主要議程及安排、費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會(huì)議(展)企劃書(shū)，可以讓參與者了解參加的意義及對(duì)會(huì)展的期望。

⒉回執(zhí)--對(duì)于主辦者來(lái)說(shuō)，回執(zhí)是對(duì)會(huì)展企劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一?；貓?zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(jì)(回執(zhí)單的設(shè)計(jì)非常重要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿(mǎn)的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息--明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計(jì)到達(dá)目的地的時(shí)間、迎送要求等等)和確認(rèn)回執(zhí)有效(通常以會(huì)務(wù)費(fèi)用是否交納為標(biāo)志)，接下來(lái)需要做的就是資源分配--主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。

⒊回執(zhí)可以有多種形式--傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)或者電話(huà)均可?；貓?zhí)需要注意的是，如果會(huì)展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對(duì)會(huì)展的有序安排會(huì)起到很大幫助。確認(rèn)通知--如果會(huì)務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，需要發(fā)出確認(rèn)通知。同時(shí)發(fā)出的應(yīng)該還有會(huì)展的確切地點(diǎn)、時(shí)間、議程、簽到程序及會(huì)展注意事項(xiàng)等。

會(huì)議活動(dòng)布置策劃的車(chē)輛調(diào)度

重要的國(guó)際性會(huì)議、行業(yè)重要會(huì)議、大區(qū)會(huì)議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車(chē)輛調(diào)度可能不成問(wèn)題，如果在異地舉辦，那么車(chē)輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會(huì)議基本上委托當(dāng)?shù)貙?zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)代理，車(chē)輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì)議舉辦地的車(chē)源問(wèn)題。對(duì)于主辦方，通常只提出用車(chē)要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定的合理車(chē)輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對(duì)準(zhǔn)確的與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車(chē)輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價(jià)。