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（一）歸檔文件“件”的區(qū)分與修整

首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔，其它單位（包括上級、同級和下級機關）的來文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔，重要的文件材料應該歸檔，閱知類的文件可以不歸檔。

文件以“件”為單位進行整理歸檔。一般以每份文件為一件，

1、文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規(guī)等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）。

2、正文與附件為一件（附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計數(shù)字，正文批準或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件）。

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1、原件與件為一件（對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應后歸檔。件包括復印機制作的復印件以及手工謄寫的抄件等。這些件應與原件作為一件）。

2、轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件（轉發(fā)文與被轉發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應作為一件）。

3、報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件）。

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正文與文件處理單（文件在運轉過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領導批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與文件作為一件）。

 “為一件”是指在實體上裝訂在一起，編目時也只體現(xiàn)為一條條目。

歸檔文件的整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。排列方法強調按事由排列。

歸檔文件按照不同年度、不同機構（問題）、不同保管期限等形成中的客觀規(guī)律進行相對集中，維護不同文件間的有機聯(lián)系。排列文件時，強調了“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

 在裝訂之前，將全部文件梳理一遍，按照以上整理原則，將屬于一件的材料放在一起，以便于裝訂，防止返工。

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聲像檔案整理專業(yè)公司裝盒時應注意以下問題。現(xiàn)在就由鄭州中博奧信息技術有限公司為大家介紹一下吧，我們一起來看一下吧，希望可以幫助到大家。

1.根據(jù)文件箱的厚度選擇合適厚度的文件，文件盡量與文件箱包裝成一個整體(即文件箱盡量填滿)，以免直立時文件彎曲或損壞。

2.按照排列順序依次包裝；一個箱子裝滿后，按順序將其裝入下一個箱子。

3.不同形成年份的歸檔文件不應放在同一個檔案盒中。

4.不同保存期限的歸檔文件不應放在同一個文件箱中。

5.如果全宗內所有部門(即機構)都整理歸檔，不同部門(即機構)的檔案不應裝在同一個盒子里。

6.一份文件(如講稿和手稿)太厚，放不進普通的檔案盒。根據(jù)文件的厚度，可以選擇厚度合適的同類文件箱放入箱內。

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