檔案管理軟件的起源

相比于紙質(zhì)檔案管理的復(fù)雜，電子化的檔案管理更加便捷。{精}軟件的誕生，并不比當(dāng)年的財務(wù)管理軟件晚多少，當(dāng)用友也還是一家小公司的時候，檔案管理軟件也已經(jīng)開始出現(xiàn)了，早可以追溯到八十年代未及九十年代初，從那個時候開始算起，也有近三十年的發(fā)展了。只是很可惜，雖然我們從無人敢說檔案管理工作不重要，但“說起來重要，做起來不要”的現(xiàn)象，在檔案工作身上，仍體現(xiàn)的淋漓盡致

檔案數(shù)字化面臨的難題

從智慧社區(qū)、智慧醫(yī)院到智慧檔案管理系統(tǒng)設(shè)計，推進(jìn)檔案數(shù)字化是社會發(fā)展的必要進(jìn)程。現(xiàn)在實現(xiàn)檔案數(shù)字化面臨著幾方面難題：一是檔案數(shù)字化工作人員缺乏基本的保密意識和常識，外包公司具備保密資質(zhì)且只是暫時參與相關(guān)工作，檔案管理公司，僅對原始檔案資料進(jìn)行掃描歸檔不會出保密問題，未按要求對相關(guān)人員進(jìn)行保密教育和提醒；外包公司人員則管理松懈，以追求利益化為目標(biāo)。甲乙雙方思想上的大意，直接為終的泄密埋下隱患。二是認(rèn)知偏差，數(shù)字化檔案資料是以二進(jìn)制代碼的形式存儲在信息載體的，具有形式虛擬的特點，同時，和傳播數(shù)字化檔案資料簡單便捷，而且進(jìn)程容易在計算機(jī)技術(shù)的“掩護(hù)”下清除痕跡，有的檔案部門工作人員錯誤地以為電子版的檔案資料可以隨便、共享使用，便“監(jiān)守自盜”，造成國家秘密知悉范圍擴(kuò)大，終導(dǎo)致泄密。

電子檔案

計算機(jī)發(fā)展我們已經(jīng)高邊了傳統(tǒng)紙質(zhì)上的檔案，實現(xiàn)了電子檔案，而電子檔案需要有一套智慧檔案管理系統(tǒng)設(shè)計。電子檔案是指通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中對于電子檔案進(jìn)行了專業(yè)技術(shù)定義，是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。其中，電子文件指國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。

智慧檔案系統(tǒng)智慧在哪里？

各個部門基本上都有檔案需要管理，信息化時代，智慧檔案管理系統(tǒng)設(shè)計為各大檔案管理機(jī)構(gòu)和部門帶來了安全、、便捷的管理環(huán)境。平臺包括智能檔案控制系統(tǒng)、環(huán)境感知系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)智能分析系統(tǒng)、視頻巡檢系統(tǒng)、安全防護(hù)系統(tǒng)六大子系統(tǒng)，可自動處理各種事件，實現(xiàn)檔案管理的便捷化、智能化、科技化，從智慧收集、智慧管理、智慧利用、智慧監(jiān)督、智慧保護(hù)五大層面出發(fā)，確保檔案管理工作的安全運行。