首先要設計序廳,的走向, 然后是休息廳、互動廳以及各個展廳的位置,展臺和標準展臺的擺放以及和走向的關系,統(tǒng)統(tǒng)要考慮進去。每個細節(jié)都要考慮到,進門放在哪邊?觀眾從什么地 方進入,專業(yè)人員如何進場?對企業(yè)進行有針對性的市場調(diào)研收集有關本項目的各種資料,包括文字、圖片以及錄像等活動資料。對收集的資料要分類編排,結集歸檔。
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所謂會務工作的大局就是會議的目的、主題、基本要求、參會范圍等宏觀策略上的安排,把握住了大局,才能保證會議的效果,著手具體會務工作才能不偏離方向,才會有條不紊,減少重復勞動與差錯。首先,確定召開會議的必要性,即召開此次會議是否符合上級的要求和當前工作的實際需要,召開的時機是否恰當,是否有比較充實的內(nèi)容安排和重要的工作部署等。其次,科學確定好會議的基本框架,例如:選擇會議時間應多考慮出席領導和貴賓的因素,選擇會議地點應多考慮會議內(nèi)容需要、參會人員規(guī)模、車輛停放以及食宿便利等因素,確定參會人員的范圍則主要考慮會議的目的和要達到的效果。

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