會議活動布置策劃需要注意什么?

1、考慮好開場時間

如果是內(nèi)部活動，與會者也許就在現(xiàn)場上班，那么開場時間就很靈活了。但是，如果他們都是9點鐘上班，10點種再開始活動就不是很合適了。因為他們很可能要收發(fā)電子郵件、回電話或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來參加會議的話，活動開場時間就不宜過早。因為若是在高峰期趕路，他們就得承擔(dān)較高的路費，或在路上浪費很多時間。么就做折衷安排，11點開始，12點半午餐，1點半到3點鐘開會。

2、可以考慮以午宴作為開始

如果在下午舉辦活動是個不錯的選擇，可以以午餐作為活動的開始，這樣就可以使多數(shù)與會者在活動開始時準(zhǔn)時到達(dá)。這樣做的不足是很難準(zhǔn)確預(yù)測按時參加午宴的人數(shù)，所以配備多少食物也是個難題。

3、不要取消晚上的活動

是否取消晚上的活動是值得做個市場調(diào)查的。這樣就可以看看有多少潛在的會議代表認(rèn)為這種晚上進(jìn)行的半天會議是完全可以接受的。例如，忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現(xiàn)可以早點過來參加這個活動。注意不要忽略有家庭責(zé)任的人，比如需要接孩子回家的人。與此同時，晚上也更容易找到合適的、能負(fù)擔(dān)得起的場地——比如大學(xué)或?qū)W院的教室，它們空著也是空著，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會直接從工作的地方趕來參加活動，安排些茶點也是很合情理的。

4、宣傳要相當(dāng)謹(jǐn)慎

尤其是有些人也許要趕幾個小時路去參加一次半天活動，或是從那里返回。如果不能達(dá)到他們的預(yù)期效果，他們會非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標(biāo)聽眾、合作組織，以及活動既定效果等等。您可以參考本書中關(guān)于組織大型會議中專題討論會部分的詳細(xì)建議，并以此來調(diào)整自己活動的基本理念、效果以及時間。

                                                        會議活動布置策劃的預(yù)算

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

                                                                會議活動布置策劃怎么做？

1、 明確活動背景、目的

      2、 明確活動主題、時間、地點、參與人員、參與人數(shù)、活動內(nèi)容、相關(guān)準(zhǔn)備材料種類、數(shù)量

     3、 組織會務(wù)工作小組，確定會務(wù)組及成員，制定會議準(zhǔn)備工作部署

     4、 根據(jù)確定的會議議程，制定會議預(yù)算，申請專項會務(wù)費用

     5、 確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應(yīng)急預(yù)案情況，形成會務(wù)指南樣稿，經(jīng)會議小組確認(rèn)后開始印刷

     6、 發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員

     7、 確認(rèn)發(fā)言人，選擇標(biāo)準(zhǔn)：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經(jīng)歷豐富、感人或幽默的故事

     8、 根據(jù)時間進(jìn)行預(yù)演，防止時間不夠和提前結(jié)束的現(xiàn)象

     9、 活動前期宣傳

    10、 確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現(xiàn)場路線圖的樣式和內(nèi)容，經(jīng)會議小組確認(rèn)后，開始制作橫幅、參會證、桌簽等
 
    11、 檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證

    12、 參會人員房間安排、餐飲安排

    13、 提前安排人員到達(dá)會議現(xiàn)場，安排會議室、住宿、餐飲事宜

    14、 檢查各項會務(wù)資料到位情況，包括匯報材料、會務(wù)指南等

    15、 檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點、酒水

    16、 確定進(jìn)場時間、搭建內(nèi)容

    17、 提天與主持人溝通，進(jìn)行現(xiàn)場彩排與準(zhǔn)備

會議活動布置策劃的服務(wù)禮儀

會議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。

倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會者，以便及時為其添茶水。到水應(yīng)動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能接觸到杯口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開杯蓋，右手持水壺，將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里，不能讓茶水濺到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應(yīng)盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

其他服務(wù)會議按擬定的程序進(jìn)行，應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員'嚴(yán)陣以待'，做好各項準(zhǔn)備工作。如，會議進(jìn)行一項:全體起立、。這是音響應(yīng)立即播放出歌曲。又如，大會宣布辦法榮譽(yù)證書，組織人員應(yīng)迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把從坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由頒發(fā)給受獎?wù)?。為使會場上的活動有條不紊，必要時應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬訓(xùn)練，避免會場上出現(xiàn)混亂。

如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主臺上的，用字條傳遞通知，避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。

做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。會議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如，會后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外，會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排。