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文件的價值是由它的內(nèi)容及其對本機關(guān)工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個機關(guān)文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要保存?！兑?guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。

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排列是指在分類方案的一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。同原《規(guī)則》“按事由結(jié)合時間、重要程度等排列”相比，修訂后的《規(guī)則》根據(jù)實踐經(jīng)驗對排列原則進行了簡化，規(guī)定“按時間結(jié)合事由排列”，使之更加符合辦公自動化條件下歸檔文件的城建檔案托管公司。

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城建檔案托管公司編號是指歸檔文件按分類方案和排列順序編制檔號。編制檔號是對檔案進行規(guī)范管理的基本要求、也是對不同類型檔案進行統(tǒng)一管理的重要前提。

在表現(xiàn)形式上，檔號除了表現(xiàn)為一組體現(xiàn)整理規(guī)則并包含歸檔文件類別、排列順序等要素的數(shù)字、字符的集合外，還表現(xiàn)為蓋在每件紙質(zhì)文件上、包含檔號構(gòu)成要素的歸檔章。

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