檔案信息管理概述

檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務(wù)，否則就不會存在，也難以發(fā)展。在社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的關(guān)系和利益，為一定的統(tǒng)治所掌握，為一定的經(jīng)濟、政治和文化服務(wù)，這個服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

檔案信息管理——設(shè)計思路

智慧檔案館具有智能化檔案管理需求。檔案館業(yè)務(wù)種類與日俱增，檔案載體種類和數(shù)量不斷增加，檔案工作者不但要管理實體檔案載體，同時要承擔(dān)檔案數(shù)字化加工等新的工作，對檔案的存取頻率和工作量大幅增加。智慧檔案館應(yīng)提供智能化檔案管理手段，幫助檔案工作者更便捷的操作檔案密集架架體，更直觀迅速的找到檔案存放位置，創(chuàng)造更加綠色節(jié)能的檔案管理環(huán)境。

檔案信息管理——文件排列步驟

提起檔案信息管理相信大家都不陌生，那檔案信息管理里面有一個文件排列的步驟，有幾個需要把注意的方法，大家知道這兩個方法是什么嗎？

（1）種方法：按時間先后排列，文件落款時間就是歸檔時間，按文件落款時間先后排列。會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物、非性案件材料等成套性文件可以集中排列。

（2）第二方法：按上下級關(guān)系排列，從大到小順序排列，先排上級機關(guān)從—自治區(qū)級—市級—本級—下級機關(guān)。在排列各級機關(guān)文件時，大家可以先排有文號的文件，在同一文號下，按文號先后順序排列，然后再排白頭文件，對那些白頭文件可以按時間先后排列。

檔案信息管理——檔案存放環(huán)境

檔案存放環(huán)境智能管理系統(tǒng)配置環(huán)境傳感器，空調(diào)控制器，恒濕消毒凈化一體機，以每個庫房為中心，通過區(qū)域控制器，采用無線射頻通信技術(shù)，實時檢測庫房溫度、濕度數(shù)據(jù)，根據(jù)采集到的數(shù)據(jù)自動控制空調(diào)，一體機等設(shè)備，使庫房環(huán)境能夠符合存放檔案的要求。作為檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)，檔案存放環(huán)境智能管理系統(tǒng)可以與實體檔案存儲設(shè)備系統(tǒng)聯(lián)動運行，自動控制密集架架體通風(fēng)，同時調(diào)節(jié)庫房、架體內(nèi)溫濕度，改善傳統(tǒng)管理方式無法調(diào)控密閉架體內(nèi)環(huán)境的缺陷，確保檔案存放環(huán)境的真正安全。