文書(shū)歸檔信息錄入費(fèi)用工作的重要性終體現(xiàn)在服務(wù)社會(huì)的效果上，服務(wù)性是檔案工作的基本屬性。通過(guò)文書(shū)歸檔信息錄入費(fèi)用的利用服務(wù)，檔案工作的重要性才能體現(xiàn)出來(lái)，因此，服務(wù)性是檔案工作存在和發(fā)展的基本因素。

（1）填寫(xiě)“材料份數(shù)”，以每份完整的材料為一份（包括附件）；材料頁(yè)數(shù)的計(jì)算，采用圖書(shū)編頁(yè)法，每面為一頁(yè)，印有頁(yè)碼的材料、表格，應(yīng)加數(shù)填寫(xiě)；

（2）書(shū)寫(xiě)目錄要工整，正確清楚、美觀、不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)目錄。填寫(xiě)目錄后，要檢查核對(duì)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤；

（3）書(shū)寫(xiě)目錄時(shí)，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。

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由于傳統(tǒng)的照片文書(shū)歸檔信息錄入費(fèi)用工作手續(xù)繁雜、工作量大，使得照片文書(shū)歸檔信息錄入費(fèi)用工作壓力過(guò)大，工作人員的主要精力用于照片檔案的加工和整理，專業(yè)能力和管理水平難以提高。

尤其是目前照片檔案利用的多角度和傳統(tǒng)管理方法的性之間的矛盾，為、多角度查找照片檔案帶來(lái)一定困難。因此，照片檔案工作必須根據(jù)實(shí)際情況，尋求改革出路。

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2000年中國(guó)照片文書(shū)歸檔信息錄入費(fèi)用數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)立項(xiàng)并進(jìn)行設(shè)計(jì)，2001年開(kāi)始正式運(yùn)行。

該系統(tǒng)以其強(qiáng)大的隨機(jī)處理海量圖片數(shù)據(jù)的功能，、多角度、深層次的檢索方式，秒級(jí)反應(yīng)的檢索速度較好地實(shí)現(xiàn)了“深化檢索”的目的，為照片檔案整理工作的改革提供了基礎(chǔ)和前提。進(jìn)入新世紀(jì)，中國(guó)照片檔案館根據(jù)“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”的原則，依托數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對(duì)照片檔案管理工作實(shí)行了徹底的改革。

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