展會(huì)活動(dòng)策劃執(zhí)行的13個(gè)步驟，教你如何成功策劃執(zhí)行一場展會(huì)

 展前宣傳幾個(gè)途徑

1)展會(huì)出版的《會(huì)刊》，這里可以免費(fèi)列入每個(gè)參展單位的名稱、地址、電話、聯(lián)系人、甚至產(chǎn)品介紹，如果有可能還可以付費(fèi)刊登廣告，這是展覽會(huì)的重要一環(huán)而不可忽視，它是展覽會(huì)的延續(xù)。

2)通過網(wǎng)絡(luò)媒體和其他新聞媒體發(fā)布參加展會(huì)的新聞，介紹企業(yè)在展會(huì)上的新動(dòng)態(tài)亮點(diǎn)，吸引潛在客戶來展會(huì)上參觀你的展位。

展中宣傳的幾個(gè)途徑

1)醒目、獨(dú)特的展臺(tái)設(shè)計(jì)是吸引觀眾眼球的好方法。

2)派發(fā)一些小禮物和舉辦一些現(xiàn)場小活動(dòng)也是很好宣傳手段。

3)與主辦方租賃展場內(nèi)外的實(shí)體廣告位更是奪人耳目，一般有氣球條幅、氣球門、墻體廣告、戶外廣告牌、廣告旗桿、室外三角立牌、燈箱廣告牌等。

4)召開產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)等，舉行各種活動(dòng)展演。

5)收集展會(huì)來訪者信息做回訪。

6)撰寫參展效果和報(bào)告新聞發(fā)布在新聞媒體上。

 第9步：交納所有費(fèi)用

按照提交給主辦方的預(yù)定租賃表格向帳戶交納所有預(yù)租費(fèi)用，將展位費(fèi)的剩余部分結(jié)清，一般展會(huì)主辦方均要求在開展前一個(gè)月結(jié)清所有展位費(fèi)用。主辦方將在開展時(shí)提供。

0步：領(lǐng)取證件

參展人員報(bào)到時(shí)，大會(huì)主辦者會(huì)提供參展商證，一般一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)展位提供2-3個(gè)參展證。這也是通行證，在整個(gè)布展、展覽和撤展期間有效。入場券大會(huì)主辦者視展位面積的多少分配給每個(gè)參展單位一定數(shù)量的展覽入場券甚至開幕式請(qǐng)柬，這給您提供了聯(lián)系客戶和關(guān)系單位的機(jī)會(huì)，您可以列出名單，將入場券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請(qǐng)他們前來參觀和見面。

1步：布展及清潔

大會(huì)組織者通常會(huì)給布展留出足夠的時(shí)間，大會(huì)展覽會(huì)的布展時(shí)間為2-3天，并且可以在正常工作時(shí)間之外加班施工。步展前請(qǐng)施工單位嚴(yán)格按照《參展商手冊(cè)》上的規(guī)定提交材料報(bào)批，并交納相關(guān)管理費(fèi)用等。

大會(huì)免費(fèi)提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛(wèi)生，但展位內(nèi)的清潔通常由參展單位自行負(fù)責(zé)。

會(huì)議場地的室外布置：

會(huì)議場地的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇：

1、會(huì)議背景板

2、歡迎拱門、條幅

3、彩球、鮮花、氦氣球

4、地毯

5、展架、易拉寶、廣告板

6、引導(dǎo)牌

7、燈箱

8、簽到臺(tái)

9、休息座椅等

三、會(huì)議場地的室內(nèi)布置：會(huì)議場地的室內(nèi)布置可根據(jù)需要選擇：

1、會(huì)標(biāo)、背景板

2、臺(tái)/聽眾席、舞臺(tái)的布置

3、鮮花、彩球、彩帶等裝飾

4、音響視頻設(shè)備

5、燈光、電源設(shè)備

6、茶點(diǎn)，可參考：會(huì)議的食品飲料安排

7、獎(jiǎng)品、禮品、活動(dòng)道具

8、桌牌、

9、攝影錄像設(shè)備等

會(huì)議場地需要在會(huì)議活動(dòng)開始前兩個(gè)小時(shí)前布置完畢，剩下的時(shí)間可用來彩排流程、安排工作人員迎賓接待等。

大型活動(dòng)有哪些特性？

目的性:無論是企業(yè)舉辦的品牌推廣活動(dòng)，還是現(xiàn)在世界各國政府舉辦的奧運(yùn)會(huì)，群眾組織或者是社會(huì)團(tuán)體組織的公益活動(dòng)都具有明確的目的性。從宏觀上說，大型活動(dòng)的目標(biāo)往往體現(xiàn)在社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益和環(huán)境效益3個(gè)方面。

計(jì)劃性:凡事都應(yīng)有計(jì)劃，大型活動(dòng)更不例外，而且要求有更周密的計(jì)劃。大型活動(dòng)由于其參與者眾多，影響面廣，因此其計(jì)劃不僅必不可少而且應(yīng)該更加詳細(xì)周密，主要包括前期策劃、營銷推廣計(jì)劃、現(xiàn)場協(xié)調(diào)計(jì)劃、人力資源管理計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算等。

參與性:既然是大型活動(dòng)，就應(yīng)該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動(dòng)。大型活動(dòng)和小型活動(dòng)的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動(dòng)的社會(huì)化程度。

安全性:由于活動(dòng)現(xiàn)場往往有著大規(guī)模的，安全意識(shí)尤為重要，不管是活動(dòng)的舉辦者還是政府有關(guān)部門，只要發(fā)現(xiàn)隱患就應(yīng)該及早啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，避免嚴(yán)重事故的發(fā)生。

大型活動(dòng)規(guī)模龐大，能夠影響整個(gè)經(jīng)濟(jì)，并對(duì)參與者和媒體尤其是國際媒體產(chǎn)生強(qiáng)烈的吸引力并引起反響。