會議活動布置策劃的選擇

1, 列出可供選擇的清單

確定了場地，策劃的工作就進(jìn)入了快車道，通過以下步驟，整個會議策劃方案就會很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現(xiàn)有的所有信息，先把整個會議的流程和方案想象出來，越具體越好招開策劃動腦會，這個會議上，你需要把專業(yè)的會議策劃人士找來，比如SINO-MEETING；也要把主要的決策人員找來，在你的草擬方案基礎(chǔ)上，展開討論和動腦落稿-再討論-修正-再討論，一般，從一稿的策劃書到落實(shí)的方案，如果策劃人員經(jīng)驗(yàn)到位的話，多3次往返討論，就可以把方案細(xì)化到執(zhí)行層面，是否到了細(xì)化到了執(zhí)行面，關(guān)鍵要看是否已經(jīng)擬出了“工作時間進(jìn)程表”“任務(wù)分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張重要的執(zhí)行文件。

                                                           會議活動布置策劃的策劃方法

一、會議方案的制定

1、會議方案必須明確會議日程安排及每項(xiàng)議程安排之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系，使各場次會議能對接。方案一般應(yīng)包括會議名稱、時間地點(diǎn)、出席人員、會議任務(wù)、議程、工作組設(shè)置及文件起草工作、會務(wù)秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務(wù)工作、安全保衛(wèi)工作等內(nèi)容。

2、加強(qiáng)溝通。一方面需要加強(qiáng)與上級的溝通請示工作。另一方面，需要加強(qiáng)橫向的溝通銜接工作。各個部門要密切配合和相互協(xié)作，加強(qiáng)與上述部門溝通對接工作。

3、合理安排分解工作任務(wù)，明確工作職責(zé)，使各部門能夠按照時間表完成工作。

二、會議場地的布置

會議開始前，會務(wù)組織者提前對會場、住地進(jìn)行觀察了解，并做相應(yīng)的會場布置。例如會場、會議用品的準(zhǔn)備;迎送接待儀式的確認(rèn)及排練;乘車安全和用餐標(biāo)準(zhǔn)。

三、會議流程的執(zhí)行

為了確保會議的順利進(jìn)行，也為了讓參與會議的人員知悉整個會議流程，事先確定會議的流程圖或者流程表。還要做好會議服務(wù)工作，包括會議報到、材料分發(fā)、引導(dǎo)入座、會議記錄、錄音攝像、車輛安排、食宿安排等工作。

四、會議結(jié)束的總結(jié)

做好會后總結(jié)。及時總結(jié)會務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對已有的會務(wù)工作流程、工作規(guī)則等進(jìn)行修改和完善，使之更加適應(yīng)新時期會務(wù)工作的需要。

                                                      會議活動布置策劃的必備環(huán)節(jié)

1.會議申請，確定會議召開和會議名稱主題

2.成立會議組織，確定會議主持人

3.確定會議具體議程

4.會議宣傳和氣氛渲染

5.會務(wù)禮儀、接待、保安、保密等工作培訓(xùn)

6.初步確定會議時間、地點(diǎn)

7.會議通知起草、發(fā)送；根據(jù)反饋信息確定終日程

8.確認(rèn)與會人員接站時間、住宿、車輛、特殊要求

9.費(fèi)用預(yù)算、借支票、報銷

10.會議發(fā)言稿、議事規(guī)則等文件起草；制作議程和話稿PPT

11.確定具體會場（設(shè)施：停車、大小、桌椅放置、溫度、燈光、音

12.響、麥克、電源、投影位置、背景音樂、桌臺花飾 等；氣氛環(huán)境 處理；住宿：娛樂、價格；

13.購買或借用會議用品。實(shí)物投影儀，激光筆（2），激光筆電池（2）膠片投影儀（檢查　兩個燈泡均正常）投影幕（大的，檢查并試用）膠片（1本），　膠片筆白板筆（紅綠各2支黑筆4支）、白板擦、吸鐵石（6）筆記本（帶光驅(qū)、軟驅(qū)）、3寸軟盤（若干）打印機(jī)、驅(qū)動程序、打印紙等。

會議活動布置策劃的內(nèi)涵

成功的會議活動源于成功的會展策劃，成功的會議策劃源于對社會資源的有效整合。會議策劃是對相關(guān)社會資源進(jìn)行整合的過程，是一個系統(tǒng)工程。因此，用系統(tǒng)的觀念去認(rèn)識資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化是會展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。從會議策劃系統(tǒng)看，一般而言，會議策劃系統(tǒng)包括策劃者、策劃對象、策劃依據(jù)、策劃方案和策劃效果評估等要素。