掃描儀常應用于銀行、大量文字資料、檔案卷宗、文案的錄入和處理領域。它是人工智能技術之一，它讓計算機和人一樣，可以看圖識字。它是一種快捷、省力、的文字輸入方法。OCR文字識別技術的特點，自動判斷、拆分、識別和還原各種通用型印刷體表格自動分析文稿的版面布局，自動分欄、自動判斷標題、橫欄、圖像、表格等相應屬性，并判定識別順序，可自動識別特定表格的印刷或打印漢子、字母、數(shù)字，可識別手寫體漢字、手寫體字母、數(shù)字及多種手寫符號，并按表格格式輸出，提高了表格錄入效率，節(jié)省了大量人力。

目前OCR軟件與掃描儀的搭配已經(jīng)應用到信息化時代的多個領域，如數(shù)字化圖書館，各種報表的識別、以及銀行、稅務系統(tǒng)的識別等。在掃描儀市場上，許多類型的掃描儀均配有OCR軟件，如 掃描儀就用這款軟件，幫助圖書館【圖書數(shù)字化】、檔案館【成冊檔案無需拆卷】以及【案卷】完成日常的文稿存檔識別工作，將客戶相關書刊、檔案、案卷通過專業(yè)的掃描儀進行掃描。

掃描儀看一幅圖像的好壞，關鍵的因素是檢查它的階調(diào)范圍，即圖像的層次。而所謂層次即圖像中從暗調(diào)到亮調(diào)深淺不同的變化程度。檢查圖像的層次需利用專業(yè)工具，如一些專業(yè)的圖形圖像處理軟件Photoshop、ImagePais 這些軟件中的吸管工具都可檢查圖像的層次，尤其適用于高光區(qū)和暗調(diào)區(qū)。如果高光區(qū)和暗調(diào)區(qū)出現(xiàn)大片相同數(shù)值的白色、黑色，或數(shù)值變化幅度非常小，說明圖像層次較差。