編寫宣傳材料和新聞通訊材料，列出慶典主題、背景、活動內(nèi)容等相關材料，將材料裝在的包裝袋內(nèi)發(fā)給來賓。對記者，還應在其材料中添加較詳細的資料，以方便記者寫作新聞稿件。慶典活動的接待工作，設置接待室。對所有來賓，都應熱情接待，耐心服務；對重要來賓，要由組織領導親自接待；他們的簽到、留言、食、宿均應由專人負責?；顒硬邉澏ㄎ唬顒颖旧碇皇且环N形式，企業(yè)在決定需要做什么性質的活動時，需要根據(jù)的目的而展開，比如是公關型的活動，還是銷售型的活動，亦或者是事件傳播類的活動策劃，定位決定著后續(xù)活動開展的方向。

活動公司針對每一個活動環(huán)節(jié)都有專業(yè)的人員負責，對于整個活動來說是提供了很好的保障。出現(xiàn)任何問題企業(yè)也可以及時與活動公司溝通，企業(yè)也可以省心很多。經(jīng)驗豐富靈活應變能力強，專業(yè)的活動公司不僅能夠為企業(yè)提供的服務，在活動策劃上也有著豐富的經(jīng)驗，每一場活動的成功舉辦都是一次實力的證明，也是前期企業(yè)在選擇活動公司的一個衡量的標準。

豐富的資源，活動公司有著豐富的資源以及供應商，可以為企業(yè)在舉辦活動的過程中提供一些便利，例如場地資源的推薦、演繹資源的推薦等，這也是活動公司的優(yōu)勢，比企業(yè)自己尋找這方面的資源省事很多?？焖俣绕放频玫奖┕舛龋顒硬邉澒居懈鞣N的資源，企業(yè)可以借助策劃公司的資源辦一場策劃，為企業(yè)的品牌迅速達到一個暴光量。從而達到一個銷售，品牌等暴光。

慶典策劃的安排和布局往往直接影響到主持人和慶典策劃公司對客人的印象。別以為會有慶?；顒印９局恍枰阉唤o專業(yè)的慶典策劃公司。其實，這是一件非常方便的事情，但任何成功的活動都需要雙方深入溝通。雙方良好的溝通是活動成功的保證。我們在選擇慶祝地點時要小心。如果選擇粗心大意（如噪音污染、交通不便等），慶典的效果可能會受到這些因素的影響。對于慶典現(xiàn)場的環(huán)境，要注意慶典的溫馨、隆重和節(jié)日氣氛。