檔案管理系統(tǒng)優(yōu)勢

? 理解用戶核心需求

成都安答聯(lián)動科技有限公司自成立以來，已為多家家政府單位、企事業(yè)單位以及民營單位提供檔案整理、檔案數(shù)字化、檔案咨詢以及體系化建設等服務。清楚理解各個企業(yè)面臨的問題，了解企業(yè)的核心需求。

? 適用面廣、易擴展

檔案管理員可通過檔案模板自定義功能創(chuàng)建適合企業(yè)自身的文件模板。

? 檔案的利用管理

檔案的目的是得到有效應用。系統(tǒng)中集成了檔案的借閱、移交功能，能有效的記錄借閱人信息、借閱的檔案列表信息以及是否歸還等信息，極大方便了檔案管理員的日常工作。

? 以用戶為中心的軟件交互

與傳統(tǒng)管理軟件相比，該系統(tǒng)摒棄了程序員思維，站在使用者的角度設計軟件的界面和交互，達到無需培訓即可上手的管理系統(tǒng)。

電子文件管理系統(tǒng)能實現(xiàn)什么？有什么特點？

一：全程管理

 將電子技術文件的元數(shù)據(jù)、背景信息、關聯(lián)企業(yè)信息和辦理相關信息等捕獲到電子文件資源管理控制系統(tǒng)，在電子文件管理工作系統(tǒng)中實現(xiàn)對電子文件的全程管理。

二：安全管理

我們應該采取嚴格的用戶管理，認證，訪問控制和審計行為，確保系統(tǒng)安全;通過防擴散，防滲漏，防偽措施，如保真度，數(shù)字簽名，電子簽名，打印控制等措施，以保證數(shù)據(jù)的安全。

三：完整保障

系統(tǒng)可以采取一些相應的技術管理措施，采集電子商務文件的內容進行信息、背景環(huán)境信息、結構分析信息和元數(shù)據(jù)；在電子設計文件傳輸、遷移、轉存、載體轉換時，同步并保護保存電子文件的鏈接、嵌入、關聯(lián)研究對象等全部學生的信息，保證文件主要內容及文件要素的完整。

四：開放擴展

系統(tǒng)充分考慮了環(huán)境變化，技術開發(fā)，產品升級等帶來的不確定性，為擴展和遷移預留了必要的空間；采用開放通用協(xié)議，確保與主流媒體和平臺的兼容性。

五：應用范圍

對于集中管理和電子文檔控制系統(tǒng)，以滿足信息化的安全需求。

人事檔案管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)是對傳統(tǒng)干部檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠實現(xiàn)對檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過局域網(wǎng)絡、組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)干部檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能。按照干部檔案業(yè)務工作流程 ，經過分管批準、檔案管理人員的授權，外來查檔單位可以在閱檔室進行登記后，通過計算機查閱電子檔案。系統(tǒng)全方面運行后，可以大大提高日常工作效率，提升干部檔案工作服務的水平和質量，實現(xiàn)干部檔案由傳統(tǒng)管理向干部信息研究與利用的質的轉變。

檔案管理系統(tǒng)產生的背景

1978年,我國進入了改革開放的新時期,與國外的教育交流迅速發(fā)展,尤其是2001年中國正式加入WTO之后,標志著中國對外開放進入了一個全新的階段,國家改革開放政策極大地帶動了出國留學生的派遣工作。國外學校一般要求留學生辦理相應語種的成績證明、畢業(yè)的證明等相關檔案,這些檔案均由高校檔案館提供。外語類院校培養(yǎng)了大量的外語專業(yè)人才,他們對出國留學、訪學、交流有著很大的潛在需求,大連外國語大學檔案館2016、2017年度辦理出國證明均在一萬份以上。學?，F(xiàn)有10個外語語種,33個本科專業(yè),因為語種、專業(yè)眾多,課程又分為必修課、選修課,選修課包括任選課和必選課,因專業(yè)、年級、出國交換經歷、選修課等因素的區(qū)別每一位畢業(yè)生的成績都是不一樣的,之前在實際工作過程中,檔案館采用人工翻譯的方式,每一張成績證明的錄入、翻譯都需要花費較長的時間。