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文件的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對(duì)本機(jī)關(guān)工作的作用、對(duì)未來研究歷史的作用決定的。就一個(gè)機(jī)關(guān)文件的價(jià)值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要保存?！兑?guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為針對(duì)性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。

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排列是指在分類方案的一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。同原《規(guī)則》“按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列”相比，修訂后的《規(guī)則》根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對(duì)排列原則進(jìn)行了簡(jiǎn)化，規(guī)定“按時(shí)間結(jié)合事由排列”，使之更加符合辦公自動(dòng)化條件下歸檔文件的城建檔案托管公司。

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城建檔案托管公司編號(hào)是指歸檔文件按分類方案和排列順序編制檔號(hào)。編制檔號(hào)是對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理的基本要求、也是對(duì)不同類型檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的重要前提。

在表現(xiàn)形式上，檔號(hào)除了表現(xiàn)為一組體現(xiàn)整理規(guī)則并包含歸檔文件類別、排列順序等要素的數(shù)字、字符的集合外，還表現(xiàn)為蓋在每件紙質(zhì)文件上、包含檔號(hào)構(gòu)成要素的歸檔章。

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