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組織的ISO9001認證內審不同于外部審核,其審核程序應由組織按照審核的基本要求和自身特點制定。內部審核流程應簡明可行,嚴格完整,閉環(huán)運轉。ISO9001認證內審步驟通常如下:
一、審核實施
以會議開始現場審核。審核員運用各種審核方法和技巧,收集審核證據,得出審核發(fā)現,進行分析判斷,開具不合格項報告,并以末次會議結束現場審核。審核組長應實施審核的全過程控制。
二、審核報告
現場審核結束后,應提交審核報告。工作內容包括:ISO9001認證內審報告的編制、批準、分發(fā)、歸檔、考核獎懲,糾正、預防和改進措施的提出,確認和分層分步實施的要求。
三、跟蹤審核
應加強對審核后的區(qū)域、過程的實施及糾正情況進行跟蹤審核,并在緊接著的下一次審核時,對措施的實施情況及效果進行復查評價,寫入報告,實現ISO9001認證內部審核的閉環(huán)管理,以推動持續(xù)改進。
ISO9000認證標準和ISO 19011:2000標準指出,審核證據是“與審核準則有關的并且能夠證實的記錄、事實陳述或其他信息”,但在很多審核員的認識中,記錄變成了審核證據的代名詞,甚至一些不能被證實的記錄也被擴大為審核證據。 早些年的ISO9000認證行業(yè)有這樣一句話:寫我所做、做我所寫、記我所做。目前,這種說法已經落后,甚至是錯誤的,說白了就是要求組織用文字規(guī)定并記載自己的管理活動。由于不同審核組審核目的不一樣,用于依據的ISO9001認證審核準則側重也應有所不同:第三方審核目的主要是為了組織認證注冊。
在編制ISO9001認證審核方案時,應根據本組織的規(guī)模、性質與復雜程度以及下列影響因素確定或調整ISO9001認證審核方案的內容:
1、每次審核的范圍、目的和期限;
2、ISO9001認證審核的頻次;
3、受審核活動的數量、重要性、復雜性、相似性和地點;
4、標準、法律法規(guī)和合同的要求及其他審核準則;
5、認可或認證/注冊的需要;
6、以往的ISO9001認證審核結論或以往的審核方案的評審結果;
7、語言、文化教育和社會因素;
8、相關方的關注點;
9、組織或其運作的重大變化。
ISO9000認證現場審核中,對高管理者和領導層的審核主要體現在高層管理者座談和審核情況通報會上。以下從這兩個方面的具體操作,提出個人意見供參考。高層管理者座談與驗證 相當一部分受審核方的高管理者和管理層成員對貫標認證的目的理解和認識上還有偏差,對標準不夠清楚,對體系建立、保持沒有給予應有的關注,沒有完全進入角色。ISO9000認證咨詢老師很難有機會與受審核方領導層成員(管理者代表除外)特別是高管理者進行有效溝通。在這樣的背景下,開好高層管理者座談會尤為艱巨和重要。在過程網絡確定后,應對每一過程進行分析,確定為達到質量體系要求,過程中必須采取的作業(yè)技術和活動,一般通過書面文件加以規(guī)定。
在溝通時,面談是常用的方法。一次成功的面談,有利于建立融洽關系,消除心理障礙,有助于爭取受ISO9001認證審核方人員的合作,有助于查明情況,獲取需要的客觀證據。審核員應掌握以下ISO9001認證面談方法:
a) 得當的提問;
b)說要少,聽要多;
c)保持融洽的關系;
d)選擇適當的面談對象。面談人員應當來自審核范圍內實施活動或任務的適當的層次和職能。
在ISO9001認證面談時,審核員應自始至終保持禮貌、友善的態(tài)度。如:對面談對象及內容表示興趣,對誤解要耐心;避免打斷、干擾、反駁對方的談話;"請"和"謝謝"適時使用;保持客觀、公正的態(tài)度等。
筆者認為,依據ISO9000認證標準實施現場審核時,可以采用以下幾種審核途徑。 按部門審核是依據1994版標準審核時經常使用的一種審核途徑,依據2000版ISO9000認證標準審核仍然可以使用。在審核過程中,審核員按照審核計劃對某一個部門進行審核時,可以把該部門的主要過程和活動全部審核結束。這樣做,可避免反復走訪該部門,使審核效率提高,也受到被審核部門的歡迎,是一種較實用的審核途徑。以顧客為關注焦點的思想對稅務機關來說,顧客就是稅務機關服務的對象即納稅人,由于國稅機關的職能作用向公共服務型轉變,特別是2004年在全國推行一窗式管理以來,更體現了國稅機關以納稅人為關注焦點的管理思想。
技術管理部門和質量檢驗管理部門,對臺州ISO9000認證管理體系文件的策劃、實施效果考核的相關要求如下:
1、要對臺州ISO9000認證體系進貨檢驗文件的結構、管理要求的合理性和有效性進行評審;考核頻次:每半年一次。
2、要對過程檢驗文件的結構、管理要求等進行策劃。考核頻次:每半年一次。
3、要對終檢驗體系文件的結構、產品標準的要求以及檢驗項目和檢驗頻次的合理性進行評審。考核頻次:每半年一次。
4、要對產品審核臺州ISO9000認證體系文件的結構、產品缺陷分類要求的適宜性和有效性進行評價??己祟l次:每季度一次。
5、要對測量系統(tǒng)分析檢驗體系文件的結構、重復性和再現性要求的符合性和適應性進行評審??己祟l次:每半年一次。
6、要對工藝裝備檢驗體系文件的結構、工裝周期檢定要求的可操作性和符合性進行評審。考核頻次:每季度一次。
7、要對工藝紀律執(zhí)行ISO9000認證體系文件的結構、檢查項目要求的性和可操作進行評價。考核頻次:每月一次。
ISO9001認證標準具有很強的開放性。各種專門方法的導入與使用,企業(yè)可以根據企業(yè)的實際情況自己定,什么時候導入,導入多少,ISO9001認證標準沒有作硬性規(guī)定。當然,一旦正式導入,得用起來,否則就不符合ISO9001認證標準的要求。 如果企業(yè)打算通過TS16949標準認證,就必須準備全部啟用該標準所倡導的過程方法,否則,不可能通過該標準認證。當ISO9000認證審核員真正發(fā)現企業(yè)存在的問題和原因,說到了“點子”上,企業(yè)從心里敬佩你,才能體現出審核員的水平,企業(yè)就會歡迎你下次再去審核。