健全、完善科技檔案數(shù)字化管理制度，檔案數(shù)字化管理工作離不開制度支撐，制度化和規(guī)范化管理制度是檔案工作得以順利開展的重要保障，

檔案部門應(yīng)從檔案數(shù)字化管理的需求出發(fā)，結(jié)合組織結(jié)構(gòu)、工作需求制定配套的檔案管理制度，做到明確檔案數(shù)字化管理內(nèi)容、明確各級管理人員責(zé)權(quán)、明確獎懲措施，并實時結(jié)合工作實際不斷完善管理制度，優(yōu)化工作流程，增強管理人員責(zé)任意識，以便提升檔案數(shù)字化管理工作實效，順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展大趨勢。

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靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，使各類文件直接通過OA辦公自動化系統(tǒng)迅速而準(zhǔn)確的傳達到目標(biāo)。

OA辦公自動化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經(jīng)費，減少了人力浪費。由于收到的所有均通過文件自動掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行閱批，整個過程完全實現(xiàn)了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，大大減少了辦公紙張的用量和打印設(shè)備的耗材，既節(jié)省了人力，又節(jié)省了財力。

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電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應(yīng)有的價值

電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權(quán)限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統(tǒng)計；檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠?qū)崿F(xiàn)流程化，并實現(xiàn)多級審批，檔案管理人員能夠?qū)徟目梢灾苯訉徍?，需要提交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的電子文件則需要進行多級審批；審核后的電子文件在授權(quán)時間允許范圍內(nèi)能夠進行利用效果登記，利用到期后自動收回權(quán)限取消授權(quán)。

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