智慧檔案室維護(hù)檔案安全

除卻檔案資源開(kāi)發(fā)與管理，智慧檔案館在檔案存放安全方面也十分注重，檔案存放設(shè)備采用的智能密集架中裝置有溫濕度檢測(cè)模塊，當(dāng)溫度或濕度超過(guò)設(shè)置的既定值，智能密集架將啟動(dòng)報(bào)警。密集架中還可設(shè)置自動(dòng)通風(fēng)，使檔案材料始終處于適宜的溫濕度環(huán)境中。此外除了存放設(shè)備，整個(gè)檔案館通過(guò)配置溫度、濕度、空氣質(zhì)量等傳感設(shè)備，采集檔案庫(kù)房的環(huán)境質(zhì)量，通過(guò)配置恒溫、恒濕、消毒、凈化設(shè)備，來(lái)確保整個(gè)環(huán)境的舒適。配置視頻監(jiān)控、紅外檢測(cè)、門(mén)禁管理設(shè)備，為檔案文獻(xiàn)構(gòu)建一道安全的保護(hù)屏障。

解讀智慧檔案室建設(shè)的意義

智慧檔案室的演變過(guò)程是從傳統(tǒng)檔案室、數(shù)字檔案館以及智能檔案館的基本條件上發(fā)展而來(lái)的，構(gòu)建智慧檔案館在全新的城市形態(tài)中已經(jīng)成為發(fā)展的必然要求。

智慧檔案室的本質(zhì)在于信息化與實(shí)體信息的高度融合，利用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行感知、探索、整合及挖掘，、多層次、多角度的為用戶(hù)提供檔案信息服務(wù)。智慧檔案室建設(shè)對(duì)于檔案管理服務(wù)、行業(yè)理論建設(shè)、社會(huì)城市發(fā)展等都具有重要意義。

智慧檔案室建設(shè)難點(diǎn)與創(chuàng)新舉措

總結(jié)智慧檔案室建設(shè)中的難點(diǎn)，主要表現(xiàn)在能否可以通過(guò)智慧檔案室來(lái)實(shí)現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上的檔案公開(kāi)利用，以及確定檔案公開(kāi)范圍這兩個(gè)方面。對(duì)于前者來(lái)說(shuō)，在目前各級(jí)中推進(jìn)公開(kāi)的進(jìn)程中，按照要求要將庭審過(guò)程、結(jié)果、裁判依據(jù)和理念、案件審理以及其他審務(wù)工作內(nèi)容公開(kāi)，在范圍內(nèi)推進(jìn)。但是在愛(ài)利用智慧檔案室的外網(wǎng)平臺(tái)對(duì)上述信息公開(kāi)時(shí)，也表現(xiàn)出互聯(lián)網(wǎng)上檔案信息安全以及如何確保利用這身份符合要求這兩個(gè)方面的問(wèn)題，需要一定的技術(shù)支持和安全支撐。對(duì)于后者來(lái)說(shuō)，在目前人民群眾對(duì)檔案的利用需求不斷增加的過(guò)程中，也容易出現(xiàn)檔案公開(kāi)中內(nèi)容范圍和人員范圍兩個(gè)難點(diǎn)，如果做好保護(hù)公民的個(gè)人隱私但是又滿(mǎn)足人民群眾對(duì)法律資源的公平利用需求，這也成為目前智慧檔案室建設(shè)和應(yīng)用中的難點(diǎn)。

智慧檔案室檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的背景

1978年,我國(guó)進(jìn)入了改革開(kāi)放的新時(shí)期,與國(guó)外的教育交流迅速發(fā)展,尤其是2001年中國(guó)正式加入WTO之后,標(biāo)志著中國(guó)對(duì)外開(kāi)放進(jìn)入了一個(gè)全新的階段,國(guó)家改革開(kāi)放政策極大地帶動(dòng)了出國(guó)留學(xué)生的派遣工作。國(guó)外學(xué)校一般要求留學(xué)生辦理相應(yīng)語(yǔ)種的成績(jī)證明、明、證明等相關(guān)檔案,這些檔案均由高校檔案館提供。外語(yǔ)類(lèi)院校培養(yǎng)了大量的外語(yǔ)人才,他們對(duì)出國(guó)留學(xué)、訪(fǎng)學(xué)、交流有著很大的潛在需求,大連外國(guó)語(yǔ)大學(xué)檔案館2016、2017年度辦理出國(guó)證明均在一萬(wàn)份以上。學(xué)?，F(xiàn)有10個(gè)外語(yǔ)語(yǔ)種,33個(gè)本科,因?yàn)檎Z(yǔ)種、眾多,課程又分為必修課、選修課,選修課包括任選課和必選課,因、年級(jí)、出國(guó)交換經(jīng)歷、選修課等因素的區(qū)別每一位畢業(yè)生的都是不一樣的,之前在實(shí)際工作過(guò)程中,檔案館采用人工翻譯的方式,每一張成績(jī)證明的錄入、翻譯都需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間。

傳統(tǒng)的實(shí)體檔案,傳統(tǒng)的檔案管理及服務(wù)方式,老舊的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng) 無(wú)法滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)檔案館智慧服務(wù)的需求。為此2018年大連外國(guó)語(yǔ)大學(xué)檔案館購(gòu)買(mǎi)了新版的智慧化檔案管理系統(tǒng),其中的翻譯子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了成績(jī)證明、明、證明、獎(jiǎng)學(xué)金證明等所有相關(guān)證明的系統(tǒng)自動(dòng)翻譯,實(shí)現(xiàn)證明文件的自動(dòng)生成,節(jié)省了工作人員手動(dòng)操作所耗費(fèi)的時(shí)間和精力,極大地提高了檔案館的工作效率,具有更加智能、更加規(guī)范、更加準(zhǔn)確、更加等優(yōu)勢(shì)。