基于局域網(wǎng)運(yùn)行的檔案管理軟件

技術(shù)在進(jìn)步，讓電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)操作越來越簡單，越來越友好，第二代基于局域網(wǎng)運(yùn)行的檔案管理軟件；可以在用戶內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)上檔案查詢利用的時候，時間已經(jīng)來到了2000年左右，這又是一次重大的、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的利用推動，很多用戶開始將檔案數(shù)據(jù)置于單位內(nèi)網(wǎng)，并通過權(quán)限控制手段，向內(nèi)部員工提供檔案數(shù)據(jù)的查詢利用，檔案利用人員發(fā)現(xiàn)可以通過自己的電腦查詢檔案來替代多次跑到檔案室去查詢檔案；

檔案安全管理

紙質(zhì)檔案的保存不容易，長時間紙張容易泛黃，字跡不清晰。而對于電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)我們也需要進(jìn)行安全管理。一是充分認(rèn)識電子檔案安全管理工作的重要性和必要性。從思想上，轉(zhuǎn)變觀念，層層把關(guān)，層層負(fù)責(zé)，嚴(yán)格管理。提高電子檔案安全防護(hù)能力，力爭做到無授權(quán)的用戶進(jìn)不來、看不見、改不了，保證電子檔案的原始性和真實(shí)性。二是必須以國家及地方或行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)工作，特別是針對應(yīng)長期保的等重要文件，必須嚴(yán)格操作程序，嚴(yán)禁越權(quán)辦理，在存儲時要做好技術(shù)處理。三是要在電子檔案管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，適當(dāng)選用加密技術(shù)，保證電子檔案傳輸過程中的安全。四是加強(qiáng)用令管理，合理設(shè)置口令和更換周期，防止被人盜用，上網(wǎng)和越權(quán)訪問，對文件密級進(jìn)行嚴(yán)格管理，同時要單機(jī)操作，專機(jī)專用。定期進(jìn)行軟件檢測，做好防火墻及殺毒軟件的安裝等工作。五是認(rèn)真做好電子檔案數(shù)據(jù)的備份工作，可根據(jù)單位實(shí)際情況選擇是否需要多套備份、是否需要異地存儲等。

檔案安全性

除了保存的安全性，保證服務(wù)器數(shù)據(jù)不丟失外，電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)在用戶使用這里也應(yīng)該考慮到文檔安全性，針對不同部門，不同職級，不同身份進(jìn)行了權(quán)限設(shè)置，對組織架構(gòu)進(jìn)行了虛擬化；也就是說，企業(yè)里的每一個員工身份都架構(gòu)在了系統(tǒng)里面，每個員工在系統(tǒng)里面的操作都可以進(jìn)行實(shí)時跟蹤和了解，這樣就能保證到我們檔案的安全性。并且因?yàn)檫M(jìn)行了權(quán)限的設(shè)置，對于某些機(jī)要文件，沒有權(quán)限的員工是無法觀看到內(nèi)容或者搜索也搜不出來；這樣就有效的保證了企業(yè)機(jī)要文件的安全。

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的價值所在

從紙質(zhì)檔案到電子化檔案，電子信息時代讓檔案實(shí)現(xiàn)了無紙化，不僅僅是節(jié)約用紙。電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)可提供即時的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)檔案數(shù)字化使資料查詢歸檔便利，提高辦公效率使得檔案庫從文件實(shí)體的保管變成提供利用方便的信息控制中心檔案數(shù)字化讓檔案使用更加安全，對大量歷史久遠(yuǎn)的檔案材料作了更好的保護(hù)，同時有效防止檔案篡改行為