建設(shè)檔案庫房（檔案室）空間要求

娛樂新聞檔案室中的閱覽室是專門為閱覽者查看檔案而設(shè)立的。閱覽室應(yīng)采用單獨的房間，如果條件不具備，也可以在辦公室中設(shè)立閱覽桌。6、檔案歸還：歸還功能能對在借檔案辦理歸還手續(xù)，歸還后的檔案進入到預(yù)入庫狀態(tài)，檔案被放回庫房后系統(tǒng)自動歸置為在庫狀態(tài)，以備被再次利用。獨立閱覽室應(yīng)有窗，自然采光好，避免陽光直射或炫光，可安裝窗簾或百葉窗等遮陽裝置，輔之以人工光源;應(yīng)有自然通風(fēng)，室內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)或通風(fēng)設(shè)備，供冬天和夏天使用。應(yīng)擺放一定的桌椅、電腦，提供檔案檢索工具。

檔案室溫濕度控制系統(tǒng)

娛樂新聞溫度控制系統(tǒng)主要是在機房及檔案室等多場合多用途系統(tǒng)，是北京鋼之杰根據(jù)客戶的需求，不斷改進和研究形成配套系統(tǒng)。主要是系統(tǒng)穩(wěn)定，可實現(xiàn)遠程監(jiān)控，當(dāng)管理員遠離監(jiān)控主體時，遠程監(jiān)控就起到很大的作用。下班時，系統(tǒng)自動切斷所有活動列電源，只留下固定列控制系統(tǒng)處于低功耗待機狀態(tài)，上班時，系統(tǒng)自動接通所有活動列電源進入工作狀態(tài)?？梢詭椭芾韱T實現(xiàn)遠程監(jiān)控，當(dāng)智能儀器檢測到異常情況時，可以發(fā)出聲光報警、電話報警、短信報警等等。管理人員及時的處理險情，減少不必要的損失。

檔案庫房綜合管理系統(tǒng)可以滿足的技術(shù)要求

　　1、打開柜體：打開柜體是指打開存放檔案的所在智能密集架，正確操作打開功能后相應(yīng)的密集架能打開并點亮存放檔案的燈光定位，引導(dǎo)用戶前去取檔。

　　2、檔案導(dǎo)入：導(dǎo)入功能其作用就是可以大批量導(dǎo)入檔案信息，不需要一個一個檔案的新建錄入，大大減少用戶的時間。直接可通過Excel文件導(dǎo)入即可。

　　3、檔案操作：檔案信息界面內(nèi)任意選擇檔案信息后面的操作標(biāo)題包括：查看、編輯檔案信息、借用、刪除等。

　　4、 檔案查詢：查詢檔案功能支持題名查詢，檔號查詢，可支持模糊查詢，更快的找到檔案，查詢完成后以列表展現(xiàn)，對于海量檔案數(shù)據(jù)，用戶可以分頁進行查看。

　　5、檔案借用：檔案借用可以通過先借用后申請，與先申請后借用，此次說明是先借用后申請。此檔案借用、借用時不產(chǎn)生下架任務(wù)。狀態(tài)可直接出庫完成。

　　6、檔案歸還：歸還功能能對在借檔案辦理歸還手續(xù)，歸還后的檔案進入到預(yù)入庫狀態(tài)，檔案被放回庫房后系統(tǒng)自動歸置為在庫狀態(tài)，以備被再次利用。

　　7、在借檔案：在借檔案可以查詢處于在借狀態(tài)的檔案。

確保紙質(zhì)檔案信息安全有什么對策呢?

　　一是嚴(yán)格執(zhí)行庫房“十防”標(biāo)準(zhǔn)：即防火、防盜、防水、防潮、防塵、防高溫、防光、防蟲、防鼠、防霉，辦公室、庫房、閱檔室要分開。定期對庫內(nèi)檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合標(biāo)準(zhǔn)的，要及時處理，以免發(fā)生意外。

　　二是保障檔案查閱可控：紙質(zhì)檔案具有原始性和憑證作用，所以一定要保證檔案的查閱利用在可監(jiān)控的環(huán)境下進行，并對檔案查閱情況進行詳細登記，確保出現(xiàn)檔案安全事故時可以進行追溯檢查。

　　三室建立保障體系：規(guī)范現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)的工作流程。檔案信息安全的持續(xù)性措施是建立程序化、制度化模式并強化落實。需要針對保密、訪客、數(shù)據(jù)和應(yīng)用操作等方面制定制度與規(guī)范。

　　在社會信息化和信息社會化的進程中，檔案數(shù)量越來越多，檔案利用越來越普及，檔案的安全防護措施就越顯得重要，檔案工作者必須努力讓檔案得以保護，把各種不安全因素控制在可控范圍內(nèi)，使其更好地服務(wù)于用戶和社會。