檔案掃描方法

一、掃描工作的前期準(zhǔn)備

1.做好掃描工作的頂層設(shè)計(jì)

做好掃描工作首先要搞好本單位掃描工作的頂層設(shè)計(jì),即掃描工作與有關(guān)工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃,主要分為三個(gè)方面的內(nèi)容。一是協(xié)調(diào)好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工。明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描,以便于各單位做好自身工作任務(wù)的安排。二是統(tǒng)籌好檔案部門(mén)一個(gè)年度內(nèi)掃描工作任務(wù)量與其他工作之間的關(guān)系。掃描工作是一項(xiàng)常態(tài)化的任務(wù),應(yīng)該對(duì)本單位目前既有的工作量進(jìn)行統(tǒng)籌,合理制定工作計(jì)劃。如果工作量過(guò)大,必然會(huì)導(dǎo)致“趕工”現(xiàn)象,使掃描質(zhì)量下降,同時(shí)還會(huì)影響和干擾正常的辦公秩序;如果工作量制定過(guò)小,掃描速度趕不上檔案移交進(jìn)館的速度,將會(huì)導(dǎo)致檔案的積壓,而且也會(huì)使這些檔案無(wú)法得到及時(shí)、有效的利用。三是規(guī)劃好要進(jìn)行掃描的檔案之間先后順序的關(guān)系。應(yīng)該按照對(duì)檔案利用需求的急緩程度進(jìn)行掃描,利用需求大的檔案優(yōu)先進(jìn)行掃描。

2.掃描工作軟硬件設(shè)備的配置

掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質(zhì)基礎(chǔ),良好的配置可以提升掃描工作的效率。首先是設(shè)備配置的效費(fèi)比問(wèn)題。由于掃描工作對(duì)設(shè)備功能性要求單一,過(guò)高的配置會(huì)造成資源的浪費(fèi),應(yīng)該根據(jù)工作的實(shí)際需求,合理配置,提升設(shè)備的性價(jià)比,為單位節(jié)約資金。其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應(yīng)該充分考慮到檔案部門(mén)中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功用性的基礎(chǔ)上,兼顧軟件的可操作性和簡(jiǎn)便性,一般采用封裝性比較好的軟件產(chǎn)品。如果軟件操作過(guò)于復(fù)雜,勢(shì)必會(huì)遭到抵1制,降低工作效率,應(yīng)該努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點(diǎn)。再次就是設(shè)備的配置要考慮到發(fā)展的因素,確?，F(xiàn)階段的配置能夠滿足在今后一定時(shí)期內(nèi)的可用性,避免設(shè)備因不能滿足發(fā)展的需求而過(guò)早的更新?lián)Q代。

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檔案掃描

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息電子化、辦公自動(dòng)化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，只有提高1檔案管理者的專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能以及綜合能力，才能使之成長(zhǎng)為時(shí)代需要的復(fù)合型人才或信息專家，才能促進(jìn)檔案事業(yè)高水平的持續(xù)發(fā)展。

利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)還可以創(chuàng)建虛擬空間來(lái)發(fā)揮相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)信息，將那些可選性強(qiáng)、目的性強(qiáng)、利用效果好的檔案信息，提供在線瀏覽功能，檔案管理者可以根據(jù)用戶的需要及時(shí)補(bǔ)充信息內(nèi)容，以為用戶及時(shí)提供的檔案信息。

同時(shí)，現(xiàn)階段開(kāi)展的檔案管理現(xiàn)代化工作的重要手段就是加快信息化進(jìn)程，使用檔案管理專業(yè)軟件，一方面許多單位未配備必要的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備，給檔案管理工作帶來(lái)很多的不便另一方面，使用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備管理的電子檔案往往因計(jì)算機(jī)本身的存儲(chǔ)沒(méi)有進(jìn)行加密處理、缺少對(duì)計(jì)算機(jī)毒或黑1客攻擊的防范措施等，存在著安全管理的潛在威脅。

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檔案掃描價(jià)值功能

實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)監(jiān)控，能夠更好讓上級(jí)法1院對(duì)案件進(jìn)行有效的監(jiān)督管理。循道而進(jìn)方能嚴(yán)規(guī)守矩，案件監(jiān)督不僅要事后有據(jù)可依，而且要事中依矩而行，其重1心更加傾向于防患未然，促進(jìn)程序正當(dāng)。違1法違規(guī)操作大都在案件辦理過(guò)程中，案中監(jiān)督的重要性不言而喻。同步掃描是案件流程的客觀真實(shí)記載，缺失同步掃描就不能實(shí)時(shí)監(jiān)控，如果只能案后查閱那就無(wú)法全程監(jiān)督。同步掃描是紙面上的“程序法”，其案件辦理流程能夠被及時(shí)觀察，使得案中監(jiān)督成為可能。在審判管理中，從管理更加強(qiáng)調(diào)服務(wù)來(lái)看，同步掃描能夠讓管理者通過(guò)查看時(shí)間節(jié)點(diǎn)、查詢階段材料，發(fā)現(xiàn)辦案瑕疵，提醒承辦人增強(qiáng)辦案責(zé)任，進(jìn)一步提高案件質(zhì)量。同步掃描的時(shí)間流動(dòng)性還能夠?yàn)榭陀^分析審判運(yùn)行態(tài)勢(shì)提供幫助，建立起更加符合司1法規(guī)律的案件質(zhì)量評(píng)估體系和評(píng)價(jià)機(jī)制。另外大數(shù)據(jù)時(shí)代要求管理者具有系統(tǒng)性、全局性思維，案件辦理過(guò)程中的大數(shù)據(jù)能夠?yàn)楣芾碚邚亩嗑S度提供多重價(jià)值。隨著信息化3.0的技術(shù)升級(jí)，同步掃描中的某些功能意義還有待開(kāi)發(fā)，比如訴1訟時(shí)限、辦理效率等重要信息被管理者提取、分析，能更好地研判案件走勢(shì)，分析案情模式，精細(xì)化發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，精準(zhǔn)化解決問(wèn)題。

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