展會策劃方案怎樣把握關(guān)鍵點

一個的展會策劃方案不僅體現(xiàn)了展會組織者組織展會的目的，更重要的是通過它來吸引廣大商家參展、參會。從某意義上來說，策劃方案就是一座橋，一頭連著商家、采購商，一頭連著展會組織者。組織者要通過這座橋把商家、采購商等邀請過來，商家、采購商等要跨過這座橋才能更好地觸摸市場。可見，一個策劃方案對組織好一個展會是十分重要的。那要從哪幾個方面來把握展會策劃方案的關(guān)鍵點呢？對一個展會來說，與會專業(yè)人士（采購商、經(jīng)銷商、產(chǎn)品使用者等）關(guān)注的市場，最核心的是能有多少專業(yè)廠家與會參展，展出的是哪類展品，有沒有能滿足他們需要的產(chǎn)品，怎么能采購到他們既需要、價格有所優(yōu)惠、質(zhì)量又有保障的產(chǎn)品。下面就從四個方面為大家詳細(xì)解答：

一是充分體現(xiàn)高度。

這里所說的“高度”專指符合政策。組織一個展會，組織者首先看到是它的市場潛力，但你所看見的“市場”，能不能開發(fā)，怎么能讓它開發(fā)，就要靠“政策”來衡量和把握。這個時候，就需要組織者充分查閱相關(guān)國家文件規(guī)定，把國家對該展會涉及到的產(chǎn)業(yè)發(fā)展態(tài)度和意見該引用的引用，該轉(zhuǎn)述的轉(zhuǎn)述，該進(jìn)一步理解的進(jìn)一步理解。通過“引用”、“轉(zhuǎn)述”、“理解”等方式，讓展會策劃方案合法化、合理化、合情化。因為合法，說明國家允許，有關(guān)部門就沒有理由阻攔；因為合理，說明展會應(yīng)該組織，應(yīng)該搞；因為合情，符合當(dāng)?shù)匕l(fā)展?fàn)顩r，對產(chǎn)業(yè)發(fā)展，對經(jīng)濟發(fā)展有利，說明有關(guān)部門應(yīng)該積極提供支持。所以，“高度”很重要。提高高度的政策來源主要有：國家和地方五年發(fā)展規(guī)劃綱要；國家和地方有關(guān)展會涉及到的產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策（如意見、辦法、綱要、通知等）；國家和地方領(lǐng)導(dǎo)在重要專項會議上做出的工作部署和重要講話精神；國家和地方“兩會”等重要會議、專項會議上政府工作報告和領(lǐng)導(dǎo)講話；創(chuàng)新性原則的應(yīng)用要注意以下幾點：1、全程性展會策劃的創(chuàng)新是一個連續(xù)優(yōu)化的過程，每一次的優(yōu)化可能是相對的優(yōu)化，通過每一次不斷連續(xù)的優(yōu)化，最后達(dá)到整體優(yōu)化。國家和地方主要領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)指示和批示等。

二是解決“市場”問題。

這是一個展會成功策劃的要害，是核心。參展商參加這個展會有何收益，有什么樣的回報？專業(yè)觀眾到會又有什么樣的收獲和價值？數(shù)十年來從事展覽展示行業(yè)，近幾年我們對多媒體展廳也做了很深入的了解和研究。整個策劃方案可以說要圍繞這個核心來組織，并通過方案巧妙地解疑釋惑。可見，展會策劃方案并不好寫，更不能輕易出手。因為參展商、專業(yè)觀眾了解展會的di一個“窗口”是它，因為參展商、專業(yè)觀眾能看到希望與商機的也是它，因為參展商、專業(yè)觀眾了解展會性、可信度高低、組織者水平高低的還是通過它……　

對一個展會來說，參展商關(guān)注的市場，核心的是有一定目標(biāo)數(shù)量的專業(yè)觀眾（采購商、經(jīng)銷商、產(chǎn)品使用者等）與會。至于說這個展會有多大的客流量，他們并不關(guān)心。或許有人會問，為什么這么說？設(shè)計師應(yīng)牢記設(shè)計不是炫耀，而是為了展會與展品體現(xiàn)企業(yè)形象以吸引和打動觀眾，展品能體現(xiàn)出特征、優(yōu)勢并方便游人觀賞一個成功的設(shè)計。與會圈外人士多了，問這問那的自然就多了，參展商不僅費口舌，而且還影響與真正有意向的專業(yè)人士交流、洽談。參展商接觸這樣的人多了，自然十分勞累，萬一此時再與專業(yè)人士交流，難免容易出現(xiàn)精神不濟而影響工作。此外，如果參展商還帶有手提袋、宣傳冊等贈予與會人員的物品，如果發(fā)給了圈外人士，手提袋可能留下了，參展商關(guān)心的宣傳冊便有可能被丟進(jìn)垃圾桶，大量的非專業(yè)人士與會，造成如此不必要的浪費更大更多，參展商不僅不會有收益，還會大大增加參展成本。

針對這個問題，展會組織者要在策劃方案中表明如下幾個關(guān)鍵點解決方案：對展會的宣傳力度、影響力度、號召力度；展會的專業(yè)化程度。比如保證專業(yè)觀眾與會的組織手段、途徑、方式，歷屆展會專業(yè)觀眾統(tǒng)計信息、購銷信息等；在進(jìn)行會展策劃時，要根據(jù)市場調(diào)查結(jié)果準(zhǔn)確地找出市場存在的問題，明確會展活動應(yīng)達(dá)到什么目的，從而找到解決問題的具體途徑。展會的性。比如組織者的地位與影響、該展會在業(yè)界的口碑與影響、與會專業(yè)人士以及領(lǐng)導(dǎo)、專家的分量等。

對一個展會來說，與會專業(yè)人士（采購商、經(jīng)銷商、產(chǎn)品使用者等）關(guān)注的市場，核心的是能有多少專業(yè)廠家與會參展，展出的是哪類展品，有沒有能滿足他們需要的產(chǎn)品，怎么能采購到他們既需要、價格有所優(yōu)惠、質(zhì)量又有保障的產(chǎn)品?！?

對此問題，展會組織者應(yīng)重點圍繞如下幾個方面去解答：參展企業(yè)的數(shù)量與分量，比如有多少家世界500強企業(yè)、有多少家大型跨國公司、有多少家國內(nèi)業(yè)界龍頭企業(yè)等與會；展品的先進(jìn)性，如有什么樣的世界先進(jìn)技術(shù)水平產(chǎn)品、國內(nèi)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品等技術(shù)含量較高的展品亮相；展會組織者如何保證以服務(wù)協(xié)助專業(yè)人士采購到他們所需的物美價廉的產(chǎn)品等；與會圈外人士多了，問這問那的自然就多了，參展商不僅費口舌，而且還影響與真正有意向的專業(yè)人士交流、洽談。業(yè)內(nèi)專業(yè)高峰會議組織情況，比如有哪些有領(lǐng)導(dǎo)、專家發(fā)布報告等。

三是注意法律問題。

現(xiàn)在會展市場不太規(guī)范，而且多數(shù)承辦展會的機構(gòu)屬民營個體企業(yè)。這些企業(yè)為了實現(xiàn)利益zui大化，在各種展會宣傳資料和宣傳活動推介中，虛夸展會規(guī)模、影響，虛報展會數(shù)字，虛列來頭大的中央、省、市政府部門和機構(gòu)等為展會支持單位，向參展商、與會觀眾等虛承諾其他服務(wù)項目等，這些都是不良事件的由頭和，十分容易引發(fā)雙方紛爭，激化矛盾。如果展會組織者對此類問題處理不當(dāng)、不及時，就極有可能被訴諸法律?？偨Y(jié)全國媒體報道的案例，以及業(yè)界人士總結(jié)的此類情況和經(jīng)驗，如果展會上出現(xiàn)“涉法”問題，雖然不能說100％由展會組織者引起，但可以說絕大多數(shù)問題都出在展會組織者身上。所以，做一個的展會策劃方案，文字表述非常重要，既要充分表達(dá)組織者的戰(zhàn)略意圖，又不能留下任何不良把柄或痕跡。對國際展覽主辦單位來說，展館租金雖然重要，但通常不是重要的一環(huán)，展館形象對辦展覽十分重要。

　四是創(chuàng)新問題。

現(xiàn)在各地的展會一個接一個，不同題材的展會還好說，如果說一個城市有兩個以上的同題材展會要舉辦，那么你這個展會要獨領(lǐng)，展會組織者就必須重點考慮你這個展會的“出新”之處和“”程度。

南昌九星文化傳媒有限公司，是一群年輕、活力、創(chuàng)意、協(xié)作的專業(yè)團隊。追求商業(yè)與藝術(shù)的雙重融合，并致力于企業(yè)、產(chǎn)品、品牌形象建設(shè)及廣告?zhèn)鞑ァ⒀菟嚥邉?、品牌推廣為一體的專業(yè)文化傳媒機構(gòu)。曾在各省市巡回承辦各類慶典、會務(wù)、會展、企業(yè)年會、開業(yè)、開盤、活動策劃與執(zhí)行、競技比賽、文體排練、廣告策劃等活動。曾在各省市巡回承辦各類慶典、會務(wù)、會展、企業(yè)年會、開業(yè)、開盤、活動策劃與執(zhí)行、競技比賽、文體排練、廣告策劃等活動

參展小技巧

參加展會，特別是參加大型展會，可謂是費心費力又費神。要想在有限的時間里zui大化有效信息，就要在參觀展覽前做好以下功課： 1.盡快取得參展商的分布圖，設(shè)定參觀路線。 2.攜帶足夠的名片，這樣使你省去填表的麻煩。 3.穿上舒適的鞋子和衣物。在展覽館參觀是很疲勞的，墊上鞋墊走路可以減輕足部的疲勞，令腳舒服些。 4.在準(zhǔn)備行李的時候，要預(yù)留空位，方便回程時有足夠的地方容納參展商的資料。帶上一個輕便的旅行袋，塑料袋通常都是既不美觀又不舒服的，甚至?xí)顐帧?5.提前預(yù)約和酒店，以便取得折扣優(yōu)惠。盡量選擇靠近展會的酒店，這樣可以節(jié)省往返時間和方便休息。 6.列出你準(zhǔn)備參觀的廠商清單，并將他們分成兩個部分，一個是“必須參觀”的，另一個是“要參觀”的。 7.確定你參觀整個展覽會要花費的時間，甚至停留每一個攤位所要花費的時間?！　?.明確你需要從參展商那里了解的信息，區(qū)別各個展商的不同之處，然后準(zhǔn)備好到時提問的問題?！　≡O(shè)計一個產(chǎn)品/服務(wù)信息收集表，以便準(zhǔn)確的比較不同參展商之間的異同。 9.預(yù)約想要約見的參展商。 10計劃好準(zhǔn)備參加的研討會或參觀的產(chǎn)品陳列室。    11.事先做好登記并提前30分鐘到場，避免排長隊浪費時間?！　≈苯痈嬖V展商你的行程緊張，不希望浪費時間閑聊，希望可以單刀直入正題。 12.尋找建立商業(yè)網(wǎng)絡(luò)的機會。與業(yè)界人士交談，盡量獲得參展商的邀請到其下榻酒店。在產(chǎn)品陳列室里向周圍的人介紹自己，派發(fā)并收集名片。 13.避開太擁擠的攤位，應(yīng)在展會繩帶前，參觀人數(shù)不多的時候再折回拜訪。 14.帶上筆和便 條隨時記下重要的信息，甚至可以用小型錄音機作記錄。 15.中途休息一下，恢復(fù)精神，吸收新鮮空氣，喝一些水（不要喝汽水和啤酒），防止虛脫。 16.每次停足都做好行程記錄，晚上總結(jié)。 17.想辦法取得參展商不想回答的問題的答案。 18.避免與不相關(guān)的廠商進(jìn)行洽淡。 19.提前30分鐘離場，避免等車的麻煩。 20.對所收集的材料進(jìn)行整理、歸類，并作進(jìn)一步聯(lián)系。 跟進(jìn)在展會上要求郵寄的印刷品和樣品。 21.上述參觀展會的準(zhǔn)備和計劃雖然簡單，但卻是事實證明行之有效、事半功倍的辦法。只要注意到這些細(xì)節(jié)問題，便可達(dá)到預(yù)期的效果。會展策劃方案必須圍繞策劃目標(biāo)定位、實施方案、經(jīng)濟效益等方面論證其切實可行才能實施。

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會展策劃的重要性

成功的會展活動源于成功的會展策劃，成功的策劃源于對社會資源的有效整合，有效的資源整合必須使用有效方法，成功的策劃源于一位合格的會展策劃師。會展策劃是對相關(guān)社會資源整合的過程，是一個系統(tǒng)工程。因此，用系統(tǒng)的觀念去認(rèn)識資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實現(xiàn)資源的優(yōu)化是會展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。取得效益是設(shè)立展覽的根本目的，在多媒體展陳方案設(shè)計過程中要充分分析技術(shù)的應(yīng)用點，把握住內(nèi)容和技術(shù)的無縫結(jié)合，打通盈利的技術(shù)關(guān)節(jié)，取得直接效果、社會效益、經(jīng)濟效益等方面的成功。

　　根據(jù)會展活動的普遍特征，其整個系統(tǒng)由名稱、內(nèi)容、時間、地點、組織機構(gòu)等五大要素構(gòu)成。這五大要素互相聯(lián)系，形成會展活動的功能主體，對社會產(chǎn)生作用。會展活動具有增加地方市場消費、協(xié)助提高城市度、協(xié)助當(dāng)?shù)禺a(chǎn)業(yè)知識提高、協(xié)助拓展商機、連帶保存文化資產(chǎn)、增加就業(yè)機會等六大功能。為了不同程度地實現(xiàn)這些功能，會展組織和策劃者將會展活動相關(guān)的各類資源整合成完整的系統(tǒng)，并對系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)元素關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，以實現(xiàn)系統(tǒng)功能的優(yōu)化，從而達(dá)到會展活動成功舉辦的目的。展會策劃的實質(zhì)是贏得競爭主動地位的一種謀劃，所以在展會策劃活動中，無論是策劃目標(biāo)的確立和策劃問題的評估，還是策劃方案的設(shè)計制作和實施，都必須依據(jù)展會策劃原則的指導(dǎo)。

　　五 W 系統(tǒng)分析法，是 WBSA 商務(wù)策劃知識體系中的 OK 原理與會展實務(wù)操作經(jīng)驗相結(jié)合而產(chǎn)生的會展策劃的思維方法。所謂五 W 指： 1 、 WHAT (做什么)?即做什么樣的會展項目。它包括項目名稱、主題、內(nèi)容、形式等; 2 、 WHY (為何做)?即選擇項目的背景理由是什么。其答案是基于對項目關(guān)聯(lián)的宏觀和微觀資源環(huán)境的分析、整理和判斷; 3 、 WHO (誰來參與)?即項目實施的組織機構(gòu)和參與對象如何。它包括支持、主辦、承辦、執(zhí)行承辦、協(xié)辦、贊助、參展、參會等單位的選擇; 4 、 WHERe (何地做)?即項目在什么地方舉辦。它包括舉辦地所處的政治、經(jīng)濟、地理、文化、行政、人力等資源狀況的分析和判斷; 5 、 WHEN (何時做)?特裝展位不只側(cè)重于展商產(chǎn)品，還要力圖使展示的陳列形成獨特的、新穎的、人性化的空間,并利用所有因素,在造型設(shè)計上突出特色，在色彩、照明上創(chuàng)新，在陳列方式上實現(xiàn)生活化、人性化、現(xiàn)場化等,并讓觀眾在參觀中易于參與和互動，使參觀過程變成一種享受。即項目實施的具體時間如何。通常包括項目的規(guī)劃、籌備、執(zhí)行時間及周期的安排。會展組織者和策劃者采用五 W 系統(tǒng)分析法，可以對會展活動相關(guān)資源進(jìn)行簡單地、明確地、系統(tǒng)地分析和整理，從而對會展活動的構(gòu)成要素進(jìn)行科學(xué)地定位。

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為什么要做展會？

1.三四線城市的消費領(lǐng)域，因其汽車及附屬用品、電子消費品、家具和食品、服務(wù)產(chǎn)品的市場消費潛力很大，需要整合化的展覽、展示、研討、發(fā)布來促進(jìn)此類消費的發(fā)生。提升商貿(mào)流通，刺激民眾消費是會展的核心功能之一。2.過商品或科技成果的會展，使供需雙方充分了解對方的信息和需求，再加上可以通過實物觀看，迅速促成供需雙方達(dá)成商務(wù)合同，因此會展市場孕育了無限的商機。且當(dāng)代會展除了提供展覽面積、展商數(shù)量、現(xiàn)場觀眾數(shù)量外，還可以提供每一位觀眾駐足展臺甚至觀察展品的準(zhǔn)確起止時間，甚至還包括其對展品是否進(jìn)行了線上檢索。當(dāng)然更重要的是，觀眾信息會被按照購買潛力的由高到低，結(jié)構(gòu)化地呈現(xiàn)在參展商面前。傳統(tǒng)商業(yè)模式與新技術(shù)的聯(lián)姻，使得買家和賣家都獲得革命性的體驗。若較差的展館，所節(jié)省的費用根本不可補償因參展商對展館缺乏信心而少訂攤位或不參與的損失。

南昌九星文化傳媒有限公司，是一群年輕、活力、創(chuàng)意、協(xié)作的專業(yè)團隊。追求商業(yè)與藝術(shù)的雙重融合，并致力于企業(yè)、產(chǎn)品、品牌形象建設(shè)及廣告?zhèn)鞑ァ⒀菟嚥邉?、品牌推廣為一體的專業(yè)文化傳媒機構(gòu)。展會上無論使用何種設(shè)計技術(shù)、技能、背景主角是展會和展品，不能喧賓奪主。曾在各省市巡回承辦各類慶典、會務(wù)、會展、企業(yè)年會、開業(yè)、開盤、活動策劃與執(zhí)行、競技比賽、文體排練、廣告策劃等活動