檔案掃描工作中的幾點(diǎn)注意事項(xiàng)

1.確保檔案實(shí)體的安全

在掃描過程中,由于檔案所處環(huán)境的改變以及掃描儀燈管強(qiáng)光的輻照和高速掃描儀所帶來的機(jī)械磨損,都會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生一定程度上的破壞。因此,應(yīng)該注重掃描操作環(huán)節(jié)中對(duì)檔案的保護(hù),確保檔案的安全。如將掃描工作間溫濕度控制在適宜檔案保護(hù)的范圍內(nèi),以防止檔案從庫(kù)房中取出后溫濕度變化過大而導(dǎo)致破壞;掃描工作間內(nèi)的安全管理,防水、防火、防盜、防丟失等;掃描工作中工作細(xì)節(jié)的控制,不在掃描工作臺(tái)上喝水、吸煙,在每一次掃描工作結(jié)束時(shí),應(yīng)該檢查掃描儀中是否遺漏檔案等。同時(shí)還應(yīng)確保檔案信息的安全,嚴(yán)禁帶有密級(jí)或不宜公開的檔案信息的散播。

2.確保掃描數(shù)據(jù)的安全

在掃描過程中,確保掃描數(shù)據(jù)的安全主要是兩個(gè)方面的內(nèi)容。一是在工作中經(jīng)常性的做好已有數(shù)據(jù)的備份工作。掃描數(shù)據(jù)與實(shí)體相比較更容易丟失,一個(gè)不經(jīng)意的誤操作,就可能導(dǎo)致全部數(shù)據(jù)的丟失,1好做到掃描機(jī)器的專機(jī)專用,以防止從事其他工作而導(dǎo)致對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的破壞。二是做好掃描數(shù)據(jù)的安全管理,謹(jǐn)防泄密。雖然歸檔的文件材料已經(jīng)退出現(xiàn)行,但是有些檔案還具有密級(jí),其所包含的內(nèi)容仍然不宜公開傳播。而且檔案數(shù)據(jù)信息比實(shí)體更容易造成泄密與傳播,一張光盤或者一個(gè)U盤就可以將機(jī)器中所有的數(shù)據(jù)拷貝走,其所帶來的危害也就更為嚴(yán)重。因此,我們應(yīng)該注重掃描數(shù)據(jù)的信息保密,落實(shí)保密責(zé)任,嚴(yán)禁將用于掃描檔案的機(jī)器接入互聯(lián)網(wǎng),嚴(yán)禁個(gè)人移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備接入掃描用機(jī)。

檔案掃描背景

在檔案的數(shù)字化加工工作中，需要將紙質(zhì)文件進(jìn)行圖像掃描工作?，F(xiàn)有的掃描設(shè)備包含單頁文檔掃描儀和多頁文檔掃描儀。其原理都是利用在文件表面移動(dòng)ccd圖像攝像頭已達(dá)到圖像掃描的結(jié)果。這樣的做法的好處是圖像掃描的精度高清晰度好；但是掃描的速度慢，因?yàn)槭峭ㄟ^位移掃描頭來實(shí)現(xiàn)掃描，位移需要一個(gè)時(shí)間。另一方面如果采用多頁文檔掃描儀進(jìn)行多頁掃描，由于進(jìn)紙時(shí)候采用傳統(tǒng)的滾輪摩擦進(jìn)紙的方式，對(duì)紙質(zhì)有一個(gè)要求，太薄的文件無法進(jìn)行自動(dòng)進(jìn)紙掃描。以上兩種常用的掃描儀都需要在整個(gè)工作過程中有人在場(chǎng)，不適合檔案數(shù)字化加工中應(yīng)對(duì)大量的、樣式多樣的加工內(nèi)容需求。

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