電子檔案管理系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程進(jìn)一步加快，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成一個(gè)備受關(guān)注的熱點(diǎn)。企業(yè)，學(xué)校等都需要對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，來適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢。檔案管理信息化，就是利用數(shù)字化、信息存貯、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案、科技檔案、人事檔案等轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫,通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的傳輸，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，以期獲得較佳的工作效率。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦，在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以方便用戶的查詢和借閱，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理，為用戶提供高了效率的檔案利用服務(wù)。電子檔案管理軟件具備可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長等特點(diǎn)。

檔案管理系統(tǒng)——助力辦公

檔案對(duì)于企業(yè)來說是一項(xiàng)重要的資源，檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。要提升檔案管理的效率，離不開先進(jìn)的信息技術(shù)。富恒集團(tuán)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，利用OA系統(tǒng)中的應(yīng)用定制平臺(tái)，經(jīng)過充分的業(yè)務(wù)調(diào)研后，自行搭建了檔案管理系統(tǒng)。并于2020年7月開始正式啟用。

檔案管理系統(tǒng)的實(shí)施工作經(jīng)過需求調(diào)研、系統(tǒng)搭建、功能測試、用戶培訓(xùn)、跟蹤調(diào)整等幾個(gè)階段，在公司負(fù)責(zé)人的支持下，集團(tuán)各部門、各分子公司檔案管理員的積極配合下，已正式上線運(yùn)行。

檔案管理系統(tǒng)的成功應(yīng)用，為應(yīng)用檔案的相關(guān)部門，提供了準(zhǔn)確的信息，準(zhǔn)確的定位檔案的存放位置；確保快捷方便的檢索查詢，提升了人工操作的效率；減少了繁重的手工勞動(dòng)，減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。

檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的背景

1978年,我國進(jìn)入了改革開放的新時(shí)期,與國外的教育交流迅速發(fā)展,尤其是2001年中國正式加入WTO之后,標(biāo)志著中國對(duì)外開放進(jìn)入了一個(gè)全新的階段,國家改革開放政策極大地帶動(dòng)了出國留學(xué)生的派遣工作。國外學(xué)校一般要求留學(xué)生辦理相應(yīng)語種的成績證明、畢業(yè)的證明等相關(guān)檔案,這些檔案均由高校檔案館提供。外語類院校培養(yǎng)了大量的外語專業(yè)人才,他們對(duì)出國留學(xué)、訪學(xué)、交流有著很大的潛在需求,大連外國語大學(xué)檔案館2016、2017年度辦理出國證明均在一萬份以上。學(xué)?，F(xiàn)有10個(gè)外語語種,33個(gè)本科專業(yè),因?yàn)檎Z種、專業(yè)眾多,課程又分為必修課、選修課,選修課包括任選課和必選課,因?qū)I(yè)、年級(jí)、出國交換經(jīng)歷、選修課等因素的區(qū)別每一位畢業(yè)生的成績都是不一樣的,之前在實(shí)際工作過程中,檔案館采用人工翻譯的方式,每一張成績證明的錄入、翻譯都需要花費(fèi)較長的時(shí)間。