智慧檔案館分類

（1）文檔庫目錄根據(jù)文檔的用途不同分4種地圖瀏覽方式，零件結(jié)構(gòu)樹、性能結(jié)構(gòu)樹、項目結(jié)構(gòu)以及組織結(jié)構(gòu)。

按照組織架構(gòu)分類：按部門的維度整理部門的知識體系，也可以按照團(tuán)隊，可在移動端查看部門KM，其中包含部門文件庫分類管理，文件夾的上傳，檔案信息管理設(shè)計，批量上傳文件、文件夾批量、文檔標(biāo)簽、資料分享、編輯預(yù)覽等的管理。

按照標(biāo)簽分類：支持在批量上傳的同時對文檔批量做標(biāo)簽，同時支持一文檔多標(biāo)簽的形式，支持標(biāo)簽的分類管理；如果在一定詞頻和詞庫基礎(chǔ)上，歷史檔案信息管理設(shè)計，繼續(xù)添加文檔，系統(tǒng)會自動匹配標(biāo)簽。

按文檔類型分類：文件夾的文檔、視頻、音頻幾種分類：文件夾的上傳，批量上傳文件、文件夾批量、文檔標(biāo)簽、資料分享、編輯預(yù)覽等的管理。

（2）版本管理：始終顯示版本，同時保留歷史版本數(shù)據(jù)，告別版本混亂。

智慧檔案館查詢和管理

指的是采用射頻識別技術(shù)，能對實體檔案進(jìn)行存、查、借、還、防等流通環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)可視化的查詢和管理。

據(jù)國家檔案局統(tǒng)計數(shù)據(jù)，截止2016年，學(xué)校檔案信息管理設(shè)計，各級綜合檔案館藏檔案65062.5萬卷，資料3968.2萬冊。除此之外，還有各類聲像檔案、以磁盤光盤為載體的電子檔案、照片檔案等。

每年各地的檔案庫房都要承擔(dān)大量檔案進(jìn)館儲存任務(wù)，絕大部分檔案庫房已接近飽和。因此，如何更加的利用有限資源，限度的開發(fā)已有檔案庫房的保管能力，就成為急需解決的問題。

智慧檔案館的“八防”標(biāo)準(zhǔn)

1.檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離存有容易的燃燒物品、空氣污染等不安全的場所，不適宜設(shè)置在地下樓層或頂層。檔案庫樓面負(fù)荷應(yīng)為5kN/m2。采用密集架時，不應(yīng)小于12 kN/m2，或按實際需要確定。

2.檔案庫房應(yīng)有防盜措施，一般庫房要加設(shè)防盜門窗，省檔案信息管理設(shè)計，有條件的單位應(yīng)配置電子監(jiān)控系統(tǒng)。

3.檔案庫房窗子要配掛防光窗簾，防止陽光直射庫內(nèi);同時庫房照明裝置應(yīng)以使用白熾燈為宜，避免日光燈中紫外線對檔案紙張的破壞。

4.庫房應(yīng)配備去濕機及放置吸潮劑。

5.庫房可通過機械通風(fēng)、自然通風(fēng)等方法減緩庫內(nèi)溫度過高現(xiàn)象。通常應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備，以達(dá)到庫房理想的溫度。

6.檔案庫房周圍要火源跡象，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，要建立嚴(yán)密的防火制度并配備適合檔案保管的消防滅火系統(tǒng)或器材。

7.檔案密集架應(yīng)放置防蟲、霉藥品，以防霉菌、害蟲損壞檔案。為防止檔案發(fā)生鼠害，庫房應(yīng)定期檢查并投放滅鼠。

8.為防止灰塵對檔案的損害，庫房較好加雙層窗，同時利用吸塵器及時吸除檔案密集架上的灰塵。

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