紙張文件通常為企業(yè)以往的重要文稿、檔案、電報(bào)、辦公文件、信函、圖紙及其他圖文資料。很多企業(yè)在資料的保存方面會(huì)選擇存檔，導(dǎo)致公司會(huì)有大批紙制文件存留。這些資料包含著企業(yè)重要信息。日常辦公紙張文件累計(jì)的商業(yè)秘密價(jià)值不可估計(jì)。 由于使用范圍廣、存儲(chǔ)內(nèi)容顯而易見(jiàn)等特點(diǎn)，紙張文件的保密銷(xiāo)毀一直受到人們的重視。

另外，生活中我們也市場(chǎng)用到看到紙張類(lèi)用品，例如報(bào)紙、雜志、信函、圖紙、廣告紙、傳單，教材等等。有一部分我們會(huì)選擇存留繼續(xù)使用，大嶺山鎮(zhèn)銷(xiāo)毀，而有一部分我們大多選擇直接丟棄，不僅會(huì)危害環(huán)境，而且沒(méi)有的到任何的再生資源。

文件的清退和銷(xiāo)毀是文件管理的重要組成部分

文件的清退和銷(xiāo)毀是文件管理的重要組成部分。 根據(jù)當(dāng)前的保密法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，根據(jù)簽發(fā)機(jī)構(gòu)的不同級(jí)別和文檔的安全級(jí)別，該機(jī)構(gòu)可以采用兩種處理方式來(lái)接收和銷(xiāo)毀文檔。

一、文件的清退方式

中國(guó)共產(chǎn)秘密保護(hù)辦公室和國(guó)家秘密局關(guān)于國(guó)家秘密承運(yùn)人的管理的規(guī)定第29條規(guī)定：應(yīng)當(dāng)按規(guī)定清理的承運(yùn)人應(yīng)及時(shí)清理退回，文件資料銷(xiāo)毀，不得自行銷(xiāo)毀。 根據(jù)有關(guān)文件管理規(guī)定，部分發(fā)行機(jī)構(gòu)的一些上級(jí)，秘密文件定期由有關(guān)部門(mén)清理清理，統(tǒng)一銷(xiāo)毀。

例如，對(duì)于清除中央文件的程序和要求有明確的規(guī)定。 關(guān)于其他文件，如果發(fā)證機(jī)關(guān)有移走要求，也應(yīng)按要求移走，未經(jīng)授權(quán)不得加工或銷(xiāo)毀。 組織文件清除和銷(xiāo)毀的部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立健全文件清除和銷(xiāo)毀制度，并定期進(jìn)行文件清除和銷(xiāo)毀。 應(yīng)及時(shí)徹底地清除文件和材料，并嚴(yán)格遵守程序。

二、銷(xiāo)毀文件

除了需要按照相關(guān)文件管理規(guī)定進(jìn)行清理和歸還的文件外，政府機(jī)構(gòu)可以根據(jù)銷(xiāo)毀文件的相關(guān)要求銷(xiāo)毀收到的文件與秘密有關(guān)的載體。 銷(xiāo)毀文件材料需要注意哪些要點(diǎn)？

1.需要經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)

銷(xiāo)毀文件和材料應(yīng)由該機(jī)構(gòu)和單位的主管審核并批準(zhǔn)，賬本文件銷(xiāo)毀，嚴(yán)禁個(gè)人私下銷(xiāo)毀與秘密有關(guān)的文件資料。

2.完整程序

銷(xiāo)毀文件和材料應(yīng)經(jīng)過(guò)清單和注冊(cè)程序。 3.場(chǎng)地合格

銷(xiāo)毀工作應(yīng)在保密部門(mén)的銷(xiāo)毀單位內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)禁將文件和材料流入二手貨中市場(chǎng)，可再生資源分銷(xiāo)市場(chǎng)和其他地方。

4.保留記錄

文件和材料的分發(fā)，接收，使用，歸還和銷(xiāo)毀的原始記錄應(yīng)保存很長(zhǎng)時(shí)間以備將來(lái)參考，并且不得與其他文件一起銷(xiāo)毀分類(lèi)文件和材料。

然而，涉密文件銷(xiāo)毀，有一些方法可以將硬碟、USB隨身碟，以及其他的儲(chǔ)存裝置上的資料安全地消除。這些 程式會(huì)使用無(wú)意義的亂數(shù)覆寫(xiě)硬碟，使上面的資料無(wú)法救回。有些程序可以覆寫(xiě)整個(gè)磁碟，而有一 些可以只針對(duì)一個(gè)磁碟中的特定檔案或作業(yè)系統(tǒng)或?yàn)g覽器中的特定資料來(lái)做覆寫(xiě)的動(dòng)作。市面上同 時(shí)也有提供將磁碟、CD與DVD切碎的機(jī)器。

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