檔案管理軟件意義

1、檔案信息數(shù)字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)。

根據(jù)檔案載體形式的不同，文書檔案管理軟件方案，我們將錄像、幻燈、錄音、照片等各種形式的檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，文書檔案管理軟件管理，也同樣再現(xiàn)其它載體檔案信息的真實(shí)內(nèi)容，既加強(qiáng)管理又方便利用。

2、檔案信息數(shù)字化為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

在當(dāng)今信息化和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案信息數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向，我們現(xiàn)在所做的檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作除強(qiáng)化自身管理和方便檔案信息的利用外，為今后在國家大環(huán)境下作為科學(xué)技術(shù)檔案信息數(shù)據(jù)庫并入國家數(shù)字檔案聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)資源共享做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備。

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檔案管理軟件規(guī)范五

1.數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

1.1檔案數(shù)字化加工過程中建議使用檔案部門提供的相關(guān)設(shè)備，使用數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備的，檔案部門應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行必要的安全檢查。

1.2檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，檔案管理軟件，必須采用技術(shù)手段或**物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。

1.3檔案數(shù)字化加工過程中推薦使用國產(chǎn)設(shè)備并使用正版軟件。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件必須使用通過國家安全認(rèn)證的國產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計(jì)算機(jī)不允許安裝任何與加工無關(guān)的軟件。

1.4檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等設(shè)備。

1.5檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。

1.6檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程*、質(zhì)量檢測、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，文書檔案管理軟件建設(shè)，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員，實(shí)行“三員分離”。

1.7檔案數(shù)字化加工過程中建議由檔案部門提供計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬盤、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)以及無法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設(shè)備，并逐一進(jìn)行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，這些設(shè)備必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀，嚴(yán)禁擅自帶走。

1.8用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場所。

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檔案管理軟件的特點(diǎn)二

4. 滿足各種整理模式

為適應(yīng)各單位不同的整理方式，系統(tǒng)提供集中整理、分散整理模式以及組卷、裝盒等整理方式，并滿足項(xiàng)目級(jí)管理需求。

5. 檔案整理過程自動(dòng)化及智能化

靈活快捷的著錄方式，自動(dòng)排序、編號(hào)、組卷、裝盒等功能，較大限度實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，提高了檔案工作效率。檔案管理軟件

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