實體檔案與數(shù)字化檔案管理方法

使用3Hmis檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)實體檔案資料與數(shù)字化檔案資料集中管理，資料檔案數(shù)字化軟件，并且，實體檔案資料分布存放于不同的庫房中，數(shù)字化檔案資料則集中存放于數(shù)據(jù)中心。

對于電子文件歸檔，將電子文件的處理痕跡一并歸檔是較好選擇，因為，在檔案資料查閱時，可以一并了解這份文件的形成與處理過程。

1、實體檔案分布式管理

實體檔案存放于辦公室綜合檔案庫房，實體資料則可采用分布式存放的方式，在綜合檔案庫房或分布于各委yuan會保管，并在檔案資料管理系統(tǒng)中，通過檔案資料存放位置地圖標識實體檔案資料的存放位置。

2、數(shù)字化檔案信息集中管理

數(shù)字化檔案資料集中在數(shù)據(jù)中心集中存儲和管理，設立專用檔案資料服務器和備份磁盤陳列，以便于管理與利用。

3、海量數(shù)字化信息的分區(qū)存儲

檔案資料數(shù)字化信息，將呈快速增長態(tài)勢。為了滿足這種快速增長的需要，不動產(chǎn)檔案數(shù)字化價格，而又不會使一次性投入過大，我們提出了分區(qū)存儲的概念。

分區(qū)存儲的含義就是將數(shù)字化檔案資料信息存放在不同的磁盤分區(qū)中，我們可以在現(xiàn)有的磁盤分區(qū)快要使用完畢時，再安裝新的磁盤分區(qū)，通過簡單的設置，即可將新增的檔案資料數(shù)字化信息保存到新的分區(qū)上來。

4、檔案管理分工

由辦公室負責綜合檔案管理系統(tǒng)的管理與維護，并承擔檔案庫的建設與相應實體檔案的管理，各wei員會可按照統(tǒng)一的規(guī)范與標準，各自負責其自有實體資料的管理及資料數(shù)字化工作。

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檔案數(shù)字化采集

北京東方明德**生產(chǎn)、銷售檔案數(shù)字化，我們?yōu)槟治鲈摦a(chǎn)品的以下信息。

從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，檔案數(shù)字化，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個過程中，不動產(chǎn)檔案數(shù)字化報價，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。

檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)

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要實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，關鍵的動作就在于需要將紙質(zhì)的檔案，例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，而要實現(xiàn)這個動作，一是需要有關硬件，二是需要電腦軟件。有關硬件即電腦設備、掃描設備、數(shù)碼相機等，電腦軟件即專門針對檔案管理進行開發(fā)設計的檔案管理軟件，例如“檔案-收發(fā)文及檔案管理軟件”。

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