檔案管理軟件意義

1、檔案信息數(shù)字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)。

根據(jù)檔案載體形式的不同，我們將錄像、幻燈、錄音、照片等各種形式的檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，也同樣再現(xiàn)其它載體檔案信息的真實內(nèi)容，人事檔案管理軟件公司，既加強管理又方便利用。

2、檔案信息數(shù)字化為實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

在當今信息化和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的時代，人事檔案管理軟件加工，檔案信息數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向，我們現(xiàn)在所做的檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作除強化自身管理和方便檔案信息的利用外，為今后在國家大環(huán)境下作為科學技術(shù)檔案信息數(shù)據(jù)庫并入國家數(shù)字檔案聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)資源共享做好基礎(chǔ)準備。

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檔案管理軟件規(guī)范三

1.數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的安全管理

1.1數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項目。

1.2數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的法人必須是中華人民共和國境內(nèi)注冊的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內(nèi)公民，國家另有規(guī)定的除外。

1.3數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的工作人員必須提供本人身份的證明和相關(guān)部門提供的無記錄證明，文書檔案管理軟件報價，必要時提供政審材料。

1.4數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)必須與其工作人員簽訂符合國家勞動法律法規(guī)要求的勞動合同。

1.5數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的人員數(shù)量與素質(zhì)、技術(shù)與管理水平、設(shè)施與設(shè)備狀況能夠滿足擬承擔項目的要求。

1.6數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)必須制定并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制定并執(zhí)行檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護等操作規(guī)范和管理制度。

1.7數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)建立安全崗位責任制，配備專人負責安全保密工作。

1.8數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報送檔案部門備案。

1.9數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。

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檔案管理軟件規(guī)范五

1.數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

1.1檔案數(shù)字化加工過程中建議使用檔案部門提供的相關(guān)設(shè)備，使用數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)設(shè)備的，檔案部門應(yīng)當對其進行必要的安全檢查。

1.2檔案數(shù)字化加工使用的計算機、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或**物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進行檢查。

1.3檔案數(shù)字化加工過程中推薦使用國產(chǎn)設(shè)備并使用正版軟件。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件必須使用通過國家安全認證的國產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計算機不允許安裝任何與加工無關(guān)的軟件。

1.4檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標等設(shè)備。

1.5檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的數(shù)字化加工安全保護系統(tǒng)，準確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。

1.6檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程*、質(zhì)量檢測、成品制作、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計員，檔案管理軟件，實行“三員分離”。

1.7檔案數(shù)字化加工過程中建議由檔案部門提供計算機等設(shè)備的硬盤、移動存儲介質(zhì)以及無法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設(shè)備，并逐一進行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，這些設(shè)備必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀，嚴禁擅自帶走。

1.8用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲介質(zhì)嚴禁與其他設(shè)備和存儲介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲介質(zhì)嚴禁帶入數(shù)字化加工場所。

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