檔案掃描工作中的幾點(diǎn)注意事項(xiàng)

1.確保檔案實(shí)體的安全

在掃描過程中，由于檔案所處環(huán)境的改變以及掃描儀燈管強(qiáng)光的輻照和高速掃描儀所帶來的機(jī)械磨損，都會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生一定程度上的破壞。因此，應(yīng)該注重掃描操作環(huán)節(jié)中對(duì)檔案的保護(hù)，確保檔案的安全。如將掃描工作間溫濕度控制在適宜檔案保護(hù)的范圍內(nèi)，以防止檔案從庫(kù)房中取出后溫濕度變化過大而導(dǎo)致破壞;掃描工作間內(nèi)的安全管理，防水、防火、防盜、防丟失等;掃描工作中工作細(xì)節(jié)的控制，不在掃描工作臺(tái)上喝水、吸煙，在每一次掃描工作結(jié)束時(shí)，應(yīng)該檢查掃描儀中是否遺漏檔案等。同時(shí)還應(yīng)確保檔案信息的安全，嚴(yán)禁帶有密級(jí)或不宜公開的檔案信息的散播。

2.確保掃描數(shù)據(jù)的安全

在掃描過程中，確保掃描數(shù)據(jù)的安全主要是兩個(gè)方面的內(nèi)容。一是在工作中經(jīng)常性的做好已有數(shù)據(jù)的備份工作。掃描數(shù)據(jù)與實(shí)體相比較更容易丟失，一個(gè)不經(jīng)意的誤操作，檔案掃描，就可能導(dǎo)致全部數(shù)據(jù)的丟失，1好做到掃描機(jī)器的專機(jī)專用，以防止從事其他工作而導(dǎo)致對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的破壞。二是做好掃描數(shù)據(jù)的安全管理，謹(jǐn)防泄密。雖然歸檔的文件材料已經(jīng)退出現(xiàn)行，但是有些檔案還具有密級(jí)，其所包含的內(nèi)容仍然不宜公開傳播。而且檔案數(shù)據(jù)信息比實(shí)體更容易造成泄密與傳播，一張光盤或者一個(gè)U盤就可以將機(jī)器中所有的數(shù)據(jù)拷貝走，其所帶來的危害也就更為嚴(yán)重。因此，我們應(yīng)該注重掃描數(shù)據(jù)的信息保密，落實(shí)保密責(zé)任，嚴(yán)禁將用于掃描檔案的機(jī)器接入互聯(lián)網(wǎng)，嚴(yán)禁個(gè)人移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備接入掃描用機(jī)。

拆卷檔案掃描

拆卷（件）：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，電子檔案掃描價(jià)格，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

注：1、記錄掃描件的各年度、保管期限的件數(shù)，以便裝訂完成后核對(duì)掃描件數(shù)量，防止遺失。

2、采用高掃的掃描件，必須去除裝訂物；用膠水沾粘方式的掃描件采用平面掃描儀掃描，確保原件不受損壞。

3、有A3、圖紙等大幅面的需要掃描件，通過A3平面掃描儀掃描，拆除分揀出來時(shí)，附上紙條，以便后期合卷裝訂。大幅面一次掃描不完的，可以分開掃描，后期處理圖片時(shí)合并為一張。紙條上注明:其所在案卷（件）的檔號(hào)、頁(yè)數(shù)（碼），紙條要附在掃描件上直至裝訂階段。

4、對(duì)于折皺不平影響掃描質(zhì)量的及原裝訂形成在紙張背面的突起，要進(jìn)行壓平處理，紙質(zhì)檔案掃描設(shè)備，并確保每頁(yè)紙都捻開，以便掃描出的圖片圖像清晰、完整。

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檔案掃描數(shù)據(jù)檢查

數(shù)據(jù)檢查內(nèi)容 （一）領(lǐng)取(歸還)檔案環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案檢查 1、掃描組長(zhǎng)依據(jù)管理科提供需要掃描的工程檔案號(hào)段，清點(diǎn)卷數(shù)，查看是否斷號(hào)、漏號(hào)。 2、登記《檔案出庫(kù)登記表》，注明領(lǐng)取檔案時(shí)間、庫(kù)房以及領(lǐng)取時(shí)間，一式兩份，一份由管理科持有，一份由掃描組長(zhǎng)持有。 3、領(lǐng)取檔案。組長(zhǎng)有序的組織檔案出庫(kù)工作，避免在搬移過程檔案遺失。 4、掃描結(jié)束后，將檔案按順序排列，登記《檔案出入庫(kù)登記表》，注明歸還時(shí)間，組織歸還。加急檔案則須等待管理科電話通知，不得擅自上架。 5、各組在庫(kù)房區(qū)作已掃描和未掃描標(biāo)識(shí)，同時(shí)填寫共享的《檔案領(lǐng)取號(hào)段表》，避免重掃。 注：本環(huán)節(jié)檢查工作由掃描組自行檢查。 （二）掃描環(huán)節(jié)掃描數(shù)據(jù)檢查 1、掃描組自檢 （1）命名規(guī)范性檢查 檢查文件命名是否符合規(guī)范，命名規(guī)范參照新編《檔案掃描文件命名規(guī)則》（詳見附件1） （2）數(shù)據(jù)完整性檢查 檢查總卷數(shù)是否完整；檢查單卷總頁(yè)數(shù)是否完整，卷內(nèi)目錄頁(yè)數(shù)和頁(yè)次是否正確，卷內(nèi)目錄總頁(yè)數(shù)與卷內(nèi)備考表是否相符，檢查圖像紙張完整性。 （3）掃描圖像質(zhì)量檢查 質(zhì)量檢查包括掃描分辨率、清晰度、偏斜度、黑邊、文件方向的檢查。 2、質(zhì)檢組復(fù)查 復(fù)查方式和要求與掃描自檢性檢查相一致

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