檔案分類要注意詳細(xì)劃分來(lái)規(guī)避不利影響

檔案進(jìn)行分類時(shí)，通常要求按照產(chǎn)品型號(hào)、設(shè)備型號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)等進(jìn)行子類的劃分，并根據(jù)子類進(jìn)行整理組成案卷，但在具體整理工作中，時(shí)常出現(xiàn)部分文件無(wú)法歸屬于哪個(gè)具體的型號(hào)或項(xiàng)目的情況，或者文件與幾個(gè)型號(hào)或項(xiàng)目都存在著一定的關(guān)聯(lián)性，這會(huì)加大檔案組卷難度。檔案資料的利用價(jià)值，即使屬于同一產(chǎn)品、同一設(shè)備或同一項(xiàng)目也有所區(qū)別，同時(shí)也會(huì)影響檔案資料的保管期限，但在實(shí)際整理過程中，紙質(zhì)檔案整理軟件，檔案組卷后，通常會(huì)將這些不同保管期限的檔案集中管理，北京紙質(zhì)檔案整理，并進(jìn)行裝訂固化，不僅不利于后期檢索利用，同時(shí)也對(duì)后期檔案價(jià)值鑒定工作的有序開展造成阻礙。且在檔案整理工作中，檔案信息著錄通常以案卷為著錄單位，而未對(duì)該卷的每份檔案信息逐一進(jìn)行著錄，這樣會(huì)導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容不夠明確，對(duì)后期檔案信息的開發(fā)利用造成不利影響。

檔案數(shù)字化之前要先整理整體建庫(kù)和補(bǔ)充著錄

檔案數(shù)字化之前的整理工作包括整體建庫(kù)及補(bǔ)充著錄兩方面。在進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí)對(duì)于沒有完整著錄信息的單位需要對(duì)目錄集中著錄和建庫(kù)，紙質(zhì)檔案整理外包，在完成編目工作后，紙質(zhì)檔案整理服務(wù)，才有可能銜接數(shù)字化對(duì)象審批、檔案出庫(kù)、整理、檢查核對(duì)等工作；對(duì)于已建庫(kù)但條目信息仍不完整的，應(yīng)該對(duì)缺失、錯(cuò)誤等信息進(jìn)行糾正，以確保信息完整，從而支援檔案數(shù)字化成果的服務(wù)利用工作。如進(jìn)一步設(shè)置及補(bǔ)充人名、地名、附件等著錄項(xiàng)目。

人事檔案和會(huì)計(jì)檔案的區(qū)別

人事檔案是按卷整理，一般是一人一卷，材料多的，也可分類多卷。材料需要預(yù)行審核、鑒定，整理時(shí)需要嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)對(duì)材料進(jìn)行分類、編頁(yè)、編號(hào)、編目，不合尺寸的材料必須進(jìn)行修整或折疊以符合裝訂要求。

會(huì)計(jì)檔案的整理和文書檔案類似，區(qū)別是：會(huì)計(jì)檔案需要檢查案卷封面是否完善，不完善，需要補(bǔ)充完整，部分類型的會(huì)計(jì)檔案需要編制卷內(nèi)文件目錄。

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