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對檔案進行全宗的整理會更加簡潔有效
檔案的整理必須在保持文件之間歷史聯系的基礎上,采用更簡潔、有效的方法,使整理的檔案便于保管和利用。檔案是要用于保管以及提供利用。在整理過程中,前面提到的一步就是全宗的組織,那么我們來認識一下對全宗如何進行組織呢?通常以通俗的定義來看,就是按照全宗群來組織和排列館藏全宗,即把統一時間、同一系統或相同性質的全宗排列在一起以保持同類全宗之間的聯系性。
靈活運用檔案整理方式有利于后期的管理和檢索工作開展
按照不同檔案內容,對其合理的整理方法進行專項制定。對文書類檔案和其他零散類別檔案的方法和要求進行確定;使文件級檔案整理得以實現。通過這種整理方式能夠使事業(yè)單位、其他機關的同類檔案整理方法實現統一,北京干部檔案整理,使管理中存在的差異性和矛盾等問題得以有效解決。針對企業(yè)檔案中的科學技術專項研究類、產品類、設備儀器、基本建設類等檔案資料需要結合檔案資料的具體情況,對適合檔案自身特點的整理方式進行靈活選擇和運用,更有利于后期檔案管理和檢索工作的開展。
檔案案卷的加工整理和運籌方向
檔案案卷的加工整理內容: 案卷內文件編號,填寫卷內文件目錄和卷末備考表,卷內文件技術修整,填寫案卷封面,干部檔案整理服務,案卷裝封等; 確定各類內案卷的排列順序和案卷編號,編制案卷目錄。以上這些序列步驟,只是系統地整理零散文件的一般程序。在實際工作中,應根據不同情況,因檔案的狀況和整理的具體要求而采取相應的程序安排。從上述步驟的全過程可以看出如下特點:零散文件整理程序,干部檔案整理外包,是在檔案整理工作基本程序的基礎上,干部檔案整理軟件,有規(guī)律地交錯結合而組成的;零散文件的整理程序及其實際運用較為復雜,但如運籌得當,卻又可能擺脫材料由文書部門經檔案室到檔案館這種常規(guī)流程所造成的限制,而把整理工作程序組織的更為科學。
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