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檔案整理的步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。如果我們也想嘗試了解檔案存儲,可以怎樣選擇呢?下面就來跟小編一起看看吧。
在文件的構(gòu)成中,對于照片、實物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會包括正文、附件。
【河南繕文檔案管理有限公司】公司團隊擁有多位檔案領(lǐng)域的人員,有著十幾年豐富的檔案審核、整理、編制及報送經(jīng)驗, 經(jīng)過多年的積累,堅持“以質(zhì)取信,以嚴求進”的質(zhì)量管理方針,贏得良好的客戶信譽。
隨著電子合同的普及,越來越多的電子化文件需要歸檔存儲。如果您也想了解檔案存儲的話,下面就讓小編向您介紹一下吧。
檔案存儲在組卷(以科技檔案為例)時,科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺(套)等分別組卷,管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項目文件中,按階段或分年度組卷。科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后,案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間(階段)或重要程度排列。
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文書檔案是按年度進行整理的,如果單位的檔案好幾年未進行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點:
(1)一般以文件形成日期為準;
(2)計劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度;
(3)跨年度形成的會議材料歸閉幕年;
(4)幾份文件作為一件時,“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準。
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