檔案數(shù)字化折疊網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)

檔案管理系統(tǒng)企業(yè)版支持集中式、分布式部署和存儲(chǔ)，集中或分級(jí)管理模式。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)條件比較好的集團(tuán)企業(yè)，推薦使用集中式部署模式，即采用總部集中建設(shè)模式，基于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，將檔案信息資源集中存放在總部，如下圖所示。三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)下屬分支機(jī)構(gòu)之間、總部與各下屬分機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過(guò)通用的WEB查詢平臺(tái)和統(tǒng)一的權(quán)限管理，在任何分支機(jī)構(gòu)都可以進(jìn)行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和利用，形成總部和下屬分支機(jī)構(gòu)之間的虛擬檔案信息中心

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檔案數(shù)字化加工具體怎么做？

一、拆卷

1、檢查案卷的完整性，是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)、錯(cuò)編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確；

2、拆開(kāi)案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開(kāi)裝訂線；

3、將案卷內(nèi)頁(yè)一頁(yè)頁(yè)分開(kāi)，對(duì)特殊頁(yè)做出標(biāo)識(shí)提醒掃描人員注意；

4、取掉案卷中金屬物；

5、注明每卷案卷（包括正、副卷）的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。對(duì)不能確定的案卷，拆卷人員應(yīng)該及時(shí)向檔案員進(jìn)行咨詢，不得擅自對(duì)問(wèn)題進(jìn)行處理。

二、掃描

1、嚴(yán)格按照規(guī)定命名方式對(duì)影像文件進(jìn)行命名。并根據(jù)數(shù)據(jù)交換規(guī)則設(shè)置掃描影像的輸出存放位置；

2、對(duì)于封面、內(nèi)頁(yè)、手寫體或等各類不同資料，需用不同的比例或是掃描方法進(jìn)行掃描；

3、掃描影像與檔案原件的內(nèi)容要吻合、順序正確，影像清晰效果達(dá)到檔案實(shí)體一樣。并將掃描頁(yè)數(shù)和拆卷人所注明的頁(yè)數(shù)核對(duì)，確保不能重掃、漏掃、多掃、順序顛倒掃。

4、采用規(guī)定的格式掃描，確保案卷的清晰度。同時(shí)影像歪斜不超過(guò)正負(fù)2度、黑邊不大于

2毫米。

三、影像處理

1、采用軟件及人工結(jié)合方法，對(duì)影像優(yōu)化處理，使影像效果達(dá)到或超過(guò)實(shí)體效果；

2、對(duì)因掃描原因造成的黑邊、歪斜等特殊影像進(jìn)行處理；

3、對(duì)非正常格式、容量文件進(jìn)行檢查處理；

4、對(duì)案卷中漏編的頁(yè)面進(jìn)行科學(xué)處理，確保掃描好的影像頁(yè)數(shù)與原案卷頁(yè)數(shù)一致。

四、還原卷

1、經(jīng)過(guò)掃描和影像處理后，嚴(yán)格質(zhì)檢沒(méi)有問(wèn)題的檔案進(jìn)行裝訂還原；

2、注意還原檔案歸類和歸還，保持檔案加工室的整潔。

檔案數(shù)字化

傳統(tǒng)的檔案給人的印象是只有研究類學(xué)者才會(huì)去閱讀,檔案枯燥的內(nèi)容和高深的理論似乎只有學(xué)術(shù)研究人員才能去利用,對(duì)于那些不想利用原始檔案資料的網(wǎng)絡(luò)用戶來(lái)說(shuō),檔案信息形態(tài)的單一是對(duì)他們的需求習(xí)慣和方式的輕視,是對(duì)他們利用的權(quán)利的剝奪,這也造成了檔案信息的利用長(zhǎng)久以來(lái)處于尷尬的困境之中。從國(guó)家檔案局1994-2003年的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中顯示出館藏檔案利用與99%以上的人不相關(guān)、檔案利用與90%以上的館藏檔案不相關(guān)。 檔案信息利用本質(zhì)的復(fù)雜化是造成這一窘迫局面的一個(gè)非常重要的原因。檔案數(shù)字化系統(tǒng)形成的計(jì)算機(jī)文檔，通過(guò)接口存儲(chǔ)到IBM內(nèi)容管理平臺(tái)中進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。對(duì)于檔案信息的本質(zhì)特點(diǎn)所導(dǎo)致的利用障礙,我們可以通過(guò)轉(zhuǎn)換檔案信息形態(tài)或載體性質(zhì),組織和深度加工檔案信息內(nèi)容,可以來(lái)彌補(bǔ)和相對(duì)弱化,這正是“檔案信息數(shù)字化”可以完成的任務(wù)。

另外隨著社會(huì)的發(fā)展,信息的開(kāi)放,許多時(shí)尚的人也渴望對(duì)檔案的利用,他們希望在任何時(shí)候任何地方都能獲取針對(duì)自身獨(dú)特1需要的有價(jià)值的信息。尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)用戶的信息需求層次也逐漸提高,越來(lái)越多的人對(duì)個(gè)性化的要求不斷提高,個(gè)性化信息服務(wù)是指基于信息用戶的信息使用行為、習(xí)慣、偏好和特點(diǎn),向每一個(gè)用戶的獨(dú)特信息需求進(jìn)行有針對(duì)性的服務(wù)。個(gè)性化信息服務(wù)是人類社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展到一定程度,在信息服務(wù)領(lǐng)域內(nèi)所呈現(xiàn)的一種社會(huì)特征,是信息服務(wù)的發(fā)展方向。數(shù)字化檔案信息就為他們個(gè)性化服務(wù)的提供了基礎(chǔ)。系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了方考慮:可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)。對(duì)于信息服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō),是否能提供經(jīng)過(guò)篩選、整合、優(yōu)化后的“個(gè)性化服務(wù)”將是未來(lái)衡量信息服務(wù)水平的指標(biāo)之一。檔案信息數(shù)字化將為個(gè)性化的檔案信息服務(wù)提供基礎(chǔ)條件,它對(duì)于檔案利用活動(dòng)中各參與主體會(huì)產(chǎn)生積極影響,在一定程度上會(huì)提升檔案的利用率。檔案數(shù)字化建設(shè)是提升檔案可利用的需求,是開(kāi)拓未來(lái)檔案發(fā)展前景的必要基礎(chǔ)。

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檔案數(shù)字化加工需要什么資質(zhì)

問(wèn)這個(gè)問(wèn)題我們首先要考慮檔案數(shù)字化加工會(huì)涉及到的硬件及軟件以及檔案數(shù)字化加工所要做的相關(guān)流程都有哪些?

1、硬件支持:電腦服務(wù)器、電腦客戶端

2、檔案管理系統(tǒng):據(jù)我所知，量子偉業(yè)公司的PDE系列的檔案管理系統(tǒng)都是非常棒的。

3、通俗的說(shuō)，所謂的檔案數(shù)字化加工就是把紙質(zhì)的文書、合同、工程、基建等等一些檔案類型能過(guò)檔案整理分類、掃描修正、數(shù)據(jù)著錄、信息核對(duì)、數(shù)據(jù)掛接等加工流程將掃描完處理后的電子版圖像文件掛接到檔案管理系統(tǒng)中去供檔案管理員和公司員工查詢利用可以達(dá)到快捷工作的目的這么一種工作。電子檔案的應(yīng)用不但能提升檔案管理工作效率,優(yōu)化館藏,也能減少檔案的體積,緩解庫(kù)房緊張的狀況。

也就是說(shuō)只有同時(shí)具備硬件、系統(tǒng)、檔案業(yè)務(wù)咨詢、標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化加工流程這幾種資質(zhì)才可以做好數(shù)字化加工工作。

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